2拠点あった本社を集約するにあたって、5年後、10年後の働き方を見据え、オフィスのあり方も見直すことにしました。コロナ禍になった今では当たり前になってきましたが、場所を選ばずに働ける環境を作りたい、日立社会情報サービスとしての文化の醸成をめざすことはもちろん、社員の一体感を高めるためにも本社は出社の際に働く皆さんがコミュニケーションを取る場にしたいと考えていました。約2,500人いる社員および関連する皆さんがいつでも集える場としての本社を作りたかったのです。
オフィスの見直しは総務主導ではあるものの、社員全員で新たなオフィスを作りたいと考え、協力してくれる会社の選定を3社コンペで行いました。その際に株式会社 日立ドキュメントソリューションズ（以下、日立ドキュメント）から、移転に必要な体制と進行計画について提案があり、その豊富な経験に基づく内容を見てお任せできると確信しました。また、移転・見直しのプロジェクトはフェーズを分けて行いましたが、ワークショップを立ち上げて「みんなで考えていきましょう」というスタンスを示してくれたことで、社員が一丸となって進めることができたと思っています。また誰もがプロジェクトのコンセプトについて理解できる「TSUDOU（集う）」というキャッチフレーズの策定、さらにロゴ作成にもご協力いただきました。

社員間のコミュニケーションを活発にするためフリーアドレスの導入を検討していましたが、これを実現するためには書類を削減する必要があり「社員の意識改革」が課題にありました。「1人当たり5�pのファイル2つまで」というルールを立ち上げ、ファイルに納まらない書類は電子化、もしくは廃棄することにしたのですが、社員の中にはどうしても「捨てられない」という意識があり、初めは思うように削減が進みませんでした。それを日立ドキュメントが「本当に残したいか」「残さなければならないか」を職場ごとに確認してくれたのです。ただ「捨てる」ではなく、その選別の目的を丁寧に説明しながら行ってくれたというのが、うれしかったですし、効果が大きかったと感じました。結果として社員の意識が変わり目標のルールを達成、キャビネットもなくすことができました。やはり専門家である日立ドキュメントに任せてよかったと思っています。
また、移転についての手続きも役所などに届け出なければならない書類がたくさんありました。われわれだけでは手続きに漏れが出ただろうと思いますが、日立ドキュメントがこれまでの経験則を生かしてリストにまとめてくれたおかげで、スムーズに進めることができました。

社員からはフリーアドレスにしたことで、今まであまり関わりのなかった人たちとも触れ合う機会が増えたという声が寄せられています。固定席のときは隣の席の人が常に同じでしたが、フリーアドレスでは違う人と隣り合わせになることが増え、目標としていた「本社がコミュニケーションの場、社員が“集う”場」になってきたということを実感しています。今のフリーアドレスフロアではモバイルバッテリーや無線LANを活用していて、床には電源やLANの配線がありません。これは歩きやすさなど安全面への配慮だけではなく、フロアの新鮮さを保ち続けられるように、季節ごとにレイアウト変更ができることをめざしました。配線がなければ自分たちでレイアウト変更がしやすいですし、それによって社員もリフレッシュしながら仕事ができると考えています。次はどんなフロアになるのかという、会社に来ることへのわくわく感や期待感を持ってもらいたいです。
社員間のコミュニケーションをさらに活性化することを目的に、今後はフリーアドレスでも「なんとなく同じ席に座りがち」になってしまうことをなくしていきたいと考えています。会社はコミュニケーションの場、“集う”場であることをさらに浸透させていくために、いろいろなアイデアを出してくれる日立ドキュメントには今後も相談に乗ってもらいたいです。

モバイルバッテリー（白い筒状のもの）を自席付近に設置して使用機器の電源を確保。フロアの配線をなくし、さらにスペースを有効活用するため、椅子は背もたれにハンガーが付属したものを導入。