株式会社 日立ドキュメントソリューションズ オフィス最適化ソリューション

コストをかけてリニューアルしたのに思ったような効果が出ない。生産性が上がらない。その理由とは？

調査対象：法人企業に勤務する総務職の方　調査方法：インターネット調査（2023年5月時点/ 当社調べ）/ N=500　SA：単一回答　MA：複数回答

移転・改装を行っても働きやすくならない理由とは

法人企業に勤務する総務職の方500名に「3年以内に移転・改装を実施したか」を伺いました。すると「移転・改装を実施した」と答えた方のおよそ半数が「働きやすさは特に変わらない」「働きにくくなった」と回答しました。せっかく移転・改装をしても働きやすくならなかった理由はどこにあるのでしょうか。

3年以内に移転・改装した際の実施内容として「Web会議を行う個別ブースが増えた」「人との距離をあけたレイアウトに変更した」と回答した方が多く、コロナ対応やテレワークに対応するリニューアルが目的だったことがうかがえます。
現在のオフィスに不満を感じている点として「物を置けるスペースが少ない（26.0%）」「不快な温度の調整（17.6%）」が上位に挙げられます。例えば個々のロッカーを設置したり、温度調整をこまめに行ったりすれば、もっと働きやすさを高めることができたはずです。

少人数で決めるとうまくいかないことも

オフィスの移転・改装は「ヒアリングせずにトップダウンで決める（30.0%）」が最も多く、次いで「プロジェクトチームが主体的に進める（24.0%）」であり、少人数で計画するケースが多いようです。しかしプロジェクトチームが主体的に進めた場合に着目すると「働きにくくなった（6名）」という回答もあり、うまくいっていないケースがあります。アンケート等で社員一人ひとりにヒアリングする、各部署からキーパーソンを集めてワークショップを開催するなど社員を巻き込み、幅広く意見を収集することが大切です。

フリーアドレスのよくある失敗

近年、働き方の多様化に伴いオフィスのフリーアドレス化を進める企業が数多く存在します。「導入済み（14.6%）」「現在導入を進めている（6.8%）」であり、「今後導入を検討したい（9.2%）」を含めると約3割の企業が何らかの形で導入を進めています。しかしながら導入しても「結局いつも同じ席に同じ人が座ってしまう（57.5%）」「誰がどこにいるかわからなくなってしまう（16.4%）」といった不満の声があるのも事実です。リニューアルしたオフィスを満足して使っていただくためにも、運用ルールの策定や居場所を把握するシステムを構築するなどの検討が大切です。加えて、リニューアル後の運用に前向きに協力してもらえるよう、できる限り多くの社員と構想段階から関わりをつくる必要があると考えます。