株式会社 日立ドキュメントソリューションズ オフィス最適化ソリューション

いまだ手付かずの文書電子化。オフィス移転や改装などのリニューアル時が電子化の絶好のタイミングです。

調査対象：法人企業に勤務する総務職の方　調査方法：インターネット調査（2023年5月時点/ 当社調べ）/ N=500　SA：単一回答　MA：複数回答

オフィス移転・改装時の課題

オフィスの移転・改装時に、どのように紙の文書を整理したのか見てみると「廃棄」（31.8%）、「そのまま移設」（24.2%）、「電子化」（22.6%）という三者三様の結果となりました。「電子化」と回答した割合を業種別で見てみると、最も多いのが情報・通信の35.6%で、流通・小売が最も低い16.1%でした。業種によって導入のタイミングに差はありますが、電子化関連の法令整備が進む中、今後ますます電子化が加速していくものと思われます。

不満1位は「物を置けるスペース」

「現在のオフィスに不満を感じている点」を挙げてもらったところ、回答が一番多かったのは「物を置けるスペースが少ない」（26.0%）でした。電子化して書類の保管スペースが削減されると、物を置けるスペースが増え、デスクまわりの紙もなくなり広々と使えるようになります。電子化は、オフィスで働く人々の満足度を高め、その結果、生産性の向上にもつながるのです。このようなメリットがあるのに、先ほどのアンケート項目「移転・改装時に紙の文書はどのようにしますか」で電子化を選ばなかった理由はどこにあったのでしょうか。

電子化を選ばない理由

そこで「文書の電子化に関する懸念事項はありますか」という質問をしたところ、「電子化する作業が大変そう」（41.4%）「廃棄・電子化・保管の仕分けが大変そう」（28.6%）「データの破損や消失のリスクが心配」（27.0%）が上位の結果となりました。電子化する作業への不安が、電子化を選択しなかった主な要因となっていたと考えられます。また業種別で見てみると、電子化が進んでいる情報・通信と、進んでいない流通・小売では、流通・小売の方が「社員が活用できるのか心配」「データ漏洩のリスクが心配」という声が大きく、運用面での懸念をなくすことができれば、導入が加速するものと考えられます。

日立ドキュメントソリューションズは、紙の電子化・保管の仕分けから、OCRスキャンといった電子化作業、さらには電子化後の運用ルールの設定まで、ワンストップでサポートします。負担やリスクを最小限に抑えて電子化したい方は、ぜひご相談ください。