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RPA活用事例：注文書などの配信作業をRPAで自動化

導入の経緯

当社調達部では1か月におよそ1,000件の発注作業を行っています。
発注作業は以下のフローに従って進めており、全ての工程を手作業で対応していたことから担当者に負担がかかっていました。
■発注作業フロー：①見積書取得→②注文書発行→③注文書などの配信準備→④注文書などを配信

そこで、負担軽減のためにRPAの導入を検討し「③注文書などの配信準備」および「④注文書などを配信」について今回適用に至りました。
※「③注文書などの配信準備」および「④注文書などを配信」詳細
　発注に伴う内示書または注文書を、仕様書と一緒に一つのファイルにまとめてパスワードをかけ取引先へ配信する作業です。

Before

 

調達発注システムから
内示書や注文書を発行

発行した内示書または注文書と
仕様書を取引先ごとに一つの
ファイルにまとめパスワードをかける

取引先へパスワード付きファイルを配信する
(パスワードは別経路にて授受)

複数人で延べ80時間／月かけて
1,000件の注文書などの配信作業を実施
業務処理時間　80時間／月

After

 

調達発注システムから内示書や
注文書を発行仕様書とともに
フォルダへ格納する

RPA導入後はロボットが
4回／日で処理を実施 フォルダに格納された内示書または
注文書と仕様書を取引先ごとに
一つのファイルにまとめ
パスワードをかける

ロボットが取引先へ
パスワード付きファイルを配信する
(パスワードは別経路にて授受)

16時間／月で1,000件が完了
業務処理時間　1
6時間／月

効果

当初約80時間かかっていた作業が、RPA導入により約16時間(約1/5)へ短縮しました。
手作業からロボット処理になったことで担当者の作業負担が減り、コア業務へ注力することができています。
また、誤配信などのリスク低減にも役立っています。

  • 誤配信リスクの低減
  • 作業/確認漏れの防止
  • コア業務への注力
業務処理時間
約80時間/月
約16時間/月

担当者の声

導入前に苦労していた点

  • 注文書の発行、送付は必要な業務である一方、さまざまな業務が集中する月末は注文書送付のために残業をするなど、業務負担が大きかった。
  • 宛先設定や、送付ファイルへパスワード付与する単純作業に対して多くの時間を費やしていた。
  • 件数が多いため送付漏れが発生するなど人的ミスが起こることがあった。
  • 機密文書の取り扱いのため常に気が抜けず、ストレスを感じる業務だった。

RPAを導入して改善した点・感想

  • 注文書の送付業務にかけていた時間を他の業務にまわせるようになり、事務処理以外の業務に注力する時間がとれるようになった。
  • 作業ミスを防ぐことができるようになったことで業務でのストレスが解消され、安心して業務に取り組めるようになった。

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