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RPA活用事例：セキュリティ対策が未実施の会社支給PC利用者を部署ごとにまとめ管理者へ警告メールを自動配信

導入の経緯

当社の会社支給PCのセキュリティ対策として、不正アクセスやサイバー攻撃からPCを保護するために定期的なWindows Update※の実施作業があります。諸事情によりWindows Updateが未実施の場合は危険PCとして感知され、そのリストを元に情報システム部の担当者が手作業で部署ごとに仕分けし、各部の管理者へ通知しており、負担がかかっていました。

■Windows Update未実施者への対策フロー
①対象者一覧リストをダウンロード
②リストを部署ごとに仕分け
③各部の情報セキュリティ管理者へメールで送付
④PC利用者へフォロー

そこで、情報システム部担当者の負担軽減のために今回のRPA導入を検討しました。
※Windows Updateとは、OSのシステムを常に最新の状態に保つようMicrosoft社から定期的に配布されている更新プログラムのことです。

Before

 

対象者一覧リストを
ダウンロード

リストの不要項目の削除や、
必要項目をリストに追加。
その後、部署単位にリストを分割する

各部署の情報セキュリティ管理者へ
メールでリストを送付する

担当者一人で約200件のデータがある
リスト一覧を240分／月かけて
仕分けし、メール送付作業を実施
業務処理時間　240分／月

After

 

対象者一覧リストを
ダウンロード

RPA導入後はロボットが処理を実施
リストの不要項目を削除し、
必要項目をリストへ追加。その後、
部署単位にリストを分割する

ロボットが各部署の情報セキュリティ管理者へ
メールでリストを送付する

20分／月で作業が完了
業務処理時間　2
0分／月

効果

当初約240分かかっていた作業が、RPA導入により約20分（約1/12）へ短縮しました。
手作業からロボット処理になったことで担当者の作業負担が減り、その他の情報セキュリティ対策へと注力することができています。

  • 作業の効率化
  • 誤配信リスクの低減
業務処理時間
約240分/月
約20分/月

担当者の声

導入前に苦労していた点

  • リスト作成からメール送付までの手作業で、かなりの時間を要していた。
  • 集中力の途切れや確認不足により、作業誤りが発生し、最初からやり直すこともあった。

RPAを導入して改善した点・感想

  • 長時間の手作業が、わずか20分ほどで完了したことに驚いた。
  • 作業時間の短縮だけではなく、作業誤りがなく正確性が向上した。
  • あれだけ苦労した手作業がスムーズに進められ、疲労感やストレスを感じなくなった。

日立ドキュメントソリューションズは、
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