営業サポート部門では、市場調査データや競合他社情報のほか、売上データなど多くの情報を収集・分析し、営業活動を支援しています。
これらの業務の一つに定期更新される公表された「業界統計情報の収集・更新作業」があり、これまでは担当者が手作業で情報更新していたため、非常に多くの時間と労力をかけて行っていました。さらに、この業務を担当していた方の異動により、手作業のまま業務引き継ぎをした場合、後任への負担増加が懸念されました。
そこでRPAを導入し、手作業に頼らない業務引き継ぎを行うこととしました。

 

毎月、担当者が20件もの定期更新される統計情報ページへアクセスし、 それぞれ該当する数値情報を、自社で作成したフォーマットへ転記。 完成した資料を社内に情報共有するため、掲載用ファイルへ変換する

担当者一人で40時間／月かけて20件の統計情報更新作業を実施

掲載用ファイルを 社内に情報共有するため アップロードする

業務処理時間　40時間

 

RPA導入後は、1回／月で自動処理を実施 ロボットが、定期更新される統計情報ページへアクセスし、それぞれ 該当する数値情報を、自社で作成したフォーマットへ転記。 完成した資料を社内に情報共有するため、 掲載用ファイルへ変換する

ロボットが3時間／月で20件完了

担当者へ、 作業完了メールを 自動配信

掲載用ファイルを 社内に情報共有するため アップロードする

業務処理時間　3時間

当初約40時間かかっていた作業がRPA導入により約3時間へ短縮、また人間が行う作業をロボット処理することで作業効率向上および正確性を確保できました。
今回業務の引き継ぎ先をロボットにしたことで人的リソースの節約にも寄与しています。