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周年お悩み相談コラム

第2回 「記念式典・イベントを
開催するには‥」

記念式典・イベントを開催するにあたって、検討のポイントをご紹介します！

Point1開催までの準備はどうすればよいですか？

従業員の皆さんやお世話になった方々に感謝の意を込めて、周年記念のイベントとしてパーティーを開催したいのですがどう進めていけばよいですか？
まず、事務局を立ち上げることをお勧めします。
事務局の役割は社内のさまざまな関係部門に配慮し、準備を進めていくことです。
関連する業務は、日時の決定から、会場の選定、告知や集客、スケジュール管理、現場の運営まで実に多様です。
やることがたくさんあるのですね。
はい。開催までの準備は、社長や幹部のスケジュール調整とともに早めに会場を確保し、計画的に進めることが重要になります(準備期間は内容により異なります)。

■事務局の主な役割

  • 開催内容確定

    開催内容、日時・開催場所、参加対象者の決定
    設営時間の算出(内容により前日から会場を確保)

  • コスト算出・予算確保

    周年パーティーに関わる費用の算出
    経営会議での説明・社長プレゼン⇒予算を含めた承認

  • 告知・開催案内

    イントラ掲載(社内向け)、開催内容の詳細案内、招待状配布
    参加者リストに基づき当日の交通手配

  • 各種プログラム準備

    オープニング動画などの制作
    各プログラムの検討～決定～手配
    記念品の決定・手配

  • 当日のシナリオ作成

    運営マニュアル・司会原稿・台本など

  • その他準備

    会場確認やリハーサル実施
    周年パーティーに必要な小道具・備品の準備

事務局は、社内のさまざまな関係部門に配慮し、準備を進めていく必要があります。当社はそうしたご担当者さまの業務サポートもいたします。

Point2記念式典・イベントを成功させるための秘訣は？

記念式典・イベントを成功させるにはどうしたらよいですか？
記念式典やイベントを「誰に」向けて「何のために」行うかが重要になります。
例えば
記念式典であれば、社長よりメッセージを発信することで、社員のモチベ―ションや一体感の醸成につながるようにすることが大切です。
今回検討されている周年記念のイベントであれば、パーティー会場を盛り上げて“参加者の方に喜んでもらうこと”が成功につながります。
オープニングでの仕掛けやライブイベント、抽選会、記念品の贈呈など参加される方に合わせた企画を考えましょう。
また、イントラや社内報、招待状などで段階的に告知を行い、開催に向けて”参加者の気持ちを高めていくこと”も忘れずに実施しましょう。

■当社でできる主な業務サポート

日立ドキュメントソリューションズ（当社）　5周年記念映像

Point3当日、現地に行けない方も参加できるような方法はありますか？

多くの方に参加いただきたいのですが、当日、現地に行けない方も自宅や職場から参加できるような方法はありますか？

ございます。記念式典・イベントをオンラインで開催することで、より幅広い方々にご参加いただけます。オンラインならではのプログラムやコミュニケーションも可能です。また、リアルイベントとオンラインイベントを組み合わせることもできます(ハイブリッド型イベント)。

わかりました。
参加者の方に楽しい記憶として残り、今後のモチベーションにつながる周年記念パーティーにしていきたいと思います。
皆さまの業務サポートはもちろん、数多くの記念式典・イベントを手がけてきたノウハウを生かして、より効果的で印象に残る周年記念を総合的にプロデュースいたします。
お気軽にご相談ください。