3拠点に分散していた本社地区を1か所に移転統合することになり、文書管理の大幅な見直しを実施。現状調査から「既存文書整理仕分けガイド」の作成、職場全体で文書整理を行うクリーンアップデーの実施など、当社のすべての文書管理システムを適用し、削減目標であった７割の文書を削減した。
課題
- 文書管理の方法もバラバラだった3拠点が1か所に統合することになり、文書管理の見直しが必要だった。
- 3拠点のそれぞれが、どれくらいの文書を保管しているか分からない状況だった。
- 新オフィスでの作業効率の向上や社内コミュニケーションの活性化のためのスペース確保、お客さまに見せる「ライブオフィス」をつくるために大幅な文書削減が必要だった。
解決策
- 削減目標を設定して不要な文書の回収、一部文書の電子化と別地保管などを実施し、トップダウンのフォローも行い目標であった７割（約１万３千冊）の文書を削減した。
- 各拠点のキャビネット本数の調査や各部門の代表者に対するヒアリングを行い、現状を明確にするとともに、各部門への理解を浸透させていった。
- 新オフィスへの持ち込み文書が大幅に減ったことにより、「ライブオフィス」の構築が実現し、作業効率の向上や社内コミュニケーションの活性化につながった。
