導入の背景と経緯
公共交通機関に携わる企業として、長期保管が求められる紙文書や増加し続ける会議資料、立案書などの保管スペース不足の改善策として、さらには文書をよりスムーズに閲覧できる環境の構築、紛失リスクの回避などのために定期的な文書電子化に取り組んでいた。
加えて、電子化したデータをより迅速に探し出せるようにしたい、多様な業務に活用できるようにしたいといった社内の要望に応えるため、新たな施策として文書管理システムの導入を検討していた。
主な課題
- 保管しておく必要がある紙文書が増えていく一方で、オフィスの広さには限りがあるため文書保管のためのスペースが不足しつつあった。
- 電子化した文書データをジャンル別、部署別、年代別などに整理できていなかったため、迅速に検索できる環境が十分に整えられていなかった。
- 電子化した文書データを多様な業務に活用するために、保管場所をツリー構造から検索・閲覧できる機能や、文書のタイトル以外にもキーワードや本文から多角的に検索できる機能が必要だった。
対策と効果
- 文書電子化の実施と文書ライフサイクル管理システム「iDocPro」の導入によって、文書保管スペースの削減を実現するとともに、自席のパソコンからの閲覧が可能に。
- 「iDocPro」の導入によって、電子化した文書データの種類、担当部署、年度といった項目による階層的な管理を実現。
- ツリー検索、キーワード検索、全文検索から探したい文書データに応じた検索方法を利用することで、速やかな検索が可能に。
- 保管期限を設定した文書データは指定期日が近づくとアラートが表示されるため、不要になった文書データのたまり過ぎを解消。
- 在宅勤務においても参考にしたい文書データの閲覧が可能になるとともに、紙文書では不可能な複数人での同時閲覧などによる業務効率の向上も実現。
導入後の評価と今後の展望
- 「iDocPro」の機能と操作画面がシンプルなため、操作のための教育もほとんど必要がなく導入直後から直感的に使いこなすことができた。
- 過去事例の参照や過去に行った業務を調べる際に、キーワード検索や全文検索などの機能を活用して速やかに検索、閲覧できるようになった。
- 全社的な会議の内容を電子化してアップロードすることで、印刷配布やデータの送付を行うことなく社員に共有できるようになった。
- バス営業所において毎日作成している運行記録や車両点検表などの電子データ化を進めている。
- 電子データの消失リスクなどを考慮して、保管場所をオンプレミスからクラウドサーバ上へ移行することを構想している。
- 電子化に続いて文書管理システムの環境が整ったので、今後は電子契約、ワークフローといった紙自体が生まれない仕組み（プロセスのデジタル化）に取り組んでいきたい。
※「iDocPro(ロゴ)」は、株式会社 日立ドキュメントソリューションズの登録商標です。
