株式会社 日立ドキュメントソリューションズ 文書管理支援ソリューション

お客さま執務室のリノベーション計画により、図書の保管スペースを大幅に縮小するため、図書の保管・電子化・廃棄に分類し、ペーパーレス化を推進。約7万冊の設計図書を約5年かけて電子化する計画です。プロジェクトのパートナーには、お客さまの業務プロセスを理解し、複数部署の取りまとめや機密情報の取り扱いが可能な当社をお選びいただきました。

プロジェクト背景

お客さまの課題

執務室のリノベーションに伴う
保管スペースの削減

働き方改革の一環として、設計執務室のコミュニケーションエリア確保および1人当たりの座席有効スペースの拡大を目的にリノベーションを計画されていました。
このため、執務室で相当数のエリアを占めていた図書の保管スペースを整理し、有効活用することに。
執務室内に保管する図書、電子化、廃棄に分類し、ペーパーレス化を推進することでスペースの削減に努めました。ところが執務室内に保管されている図書は約8万冊と膨大で、設計部門は約20部門に分かれています。膨大な図書を電子化と廃棄の両面で削減するため、共通ルールの制定が課題となりました。この設計図書は仕様書も含んだ機密情報であり、厳格な管理が不可欠です。また、約5年と長い期間をかけてプロジェクトを進めるため、その間に作成される図書の定期的な整理も欠かせません。

ソリューション

当社の取り組み

約5年間にわたり電子化の
PDCAサイクルをサポート

膨大な図書のうち合計約7万冊の電子化を約5年かけて推進する方針・計画を立案しました。お客さまの事務局に当社スタッフが常駐してプロジェクトを主導し、図書の整理、移設準備などを実施しました。複数回にわたる仮引っ越しを行うため、約7万冊の図書を一時的に保管できる仮設保管場所を用意。図書の入庫、電子化、廃棄までの一連の作業を見える化し、セキュリティを確保しながら漏れなく作業を行いました。計画が完了するまでの約5年間、日々作成されるお客さま図書のリストアップと分類分け、電子化・廃棄のPDCAサイクルを継続し、お客さまをサポートしていきます。

評価されたポイント

お客さまの業務の深い理解と
高いセキュリティレベルを評価

各部門の取りまとめや設計図書の整理を主導的に担うには、お客さまの理解と協力が欠かせません。当社は長年の実績によりお客さまとの信頼関係が構築されており、業務プロセスを理解していることが高く評価されました。当社現場への入退場セキュリティおよび極秘情報の取り扱いについてご説明。セキュリティレベルがお客さまの要件に合致しており、受注に至りました。

苦労した点・工夫した点

電子化の共通ルールを制定し、
授受管理を徹底

設計部門は複数部署あり、電子化のための共通ルールや基準の作成に時間を要しました。また、拠点が数か所にまたがっているため、各拠点から回収した文書を一時的に預かる保管場所を設置。文書保管場所から電子化工場へ出し入れする際に紛失等がないように対象図書のリスト化を図り、授受管理を徹底した作業を実施しました。図書データの利活用度向上のため解像度を400dpiに上げてスキャニング。同時にすべての電子データをOCR（Optical Character Reader）に掛け、視認性と検索性を向上しました。

効果・展望

導入メリット

コスト削減と執務室の環境改善を実現

膨大な図書のペーパーレス化によりファイル保管スペースを縮小し、コスト削減と執務室の環境改善を実現。電子化したデータを共有サーバーに格納し、関係者間で共有・閲覧・検索できるようにしたことで業務効率が向上しました。閲覧権限はユーザーを限定して付与し、機密保持に配慮した環境となっています。

今後の展望

さらなる電子化と図書運用の改善を推進

ファイル管理センターに保管されている約18万冊の設計図書についても次のステップとして電子化を計画されていますが、並行して図書を増やさない工夫も必要であり、さらなる改善策に取り組んでいく考えです。

まとめ

お客さまの課題

各部門にまたがる膨大な設計図書を電子化して削減したい。

ソリューション

お客さま先に常駐し、図書の整理から電子化、サーバー共有までワンストップで支援。

導入メリット

ペーパーレス化によるコスト削減と、電子データ共有による業務効率アップを実現。