株式会社 日立ドキュメントソリューションズ 文書管理支援ソリューション

新たな文書管理システムを導入するお客さまに対して、現状の課題を整理し、文書管理の運用ルールを策定。約30もの帳票のワークフロー化を支援しました。上流工程のコンサルティングに加えて、運用の定着化に向けた各種サポートを行いました。

プロジェクト背景

お客さまの課題

新システムの構築に向けて
現状課題を整理したい

社内の文書管理や申請業務のワークフローが煩雑化していたお客さまは、新しいシステムへの移行を決断しました。導入予定の新システムは、文書管理システムやワークフローシステムなどを一元的に構築できる製品です。システム構築にあたっては現状の課題を整理し、どのように運用するかといった運用ルールの策定が不可欠であるにも関わらず、手付かずの状態でした。そこで文書管理の運用ノウハウが豊富な当社に声がかかり、上流工程のコンサルティングに入ることになりました。

ソリューション

当社の取り組み

文書管理の運用ルール策定、
ワークフローの作成を支援

既存のファイルサーバーを現状調査し、整理することから始めました。お客さまとミーティングを重ね、各部署で管理していたドキュメントを対象に、新システムの仕様を踏まえた運用ルールを策定。スムーズに移行できるように社内説明資料を作成しました。なかでも課題となっていた業務運用に関する書類の複雑な管理方法については、関係者へ丁寧にヒアリングをしながら推進しました。また、約30もの帳票のワークフロー作成を支援。紙の申請書を Web 上のフォーム画面に反映し、各種マニュアルを整備しました。継続的にサポートする中で申請書の定型フォーマットを作成し、運用ルールの追加・見直しなども行っています。

評価されたポイント

コンサルティングから
システム導入支援まできめ細かく対応

これまでお客さまに実施した文書管理コンサルティング実績を高く評価いただきました。当社ができることとできないことをしっかり伝え、本音で会話することで信頼関係を結ぶことができました。当初は上流工程の運用ルール策定やファイルサーバーの整理、手順書作成の支援のみでしたが、フォーム画面の作成やデータ移行まで、システム導入をきめ細かく支援したことが高評価を得ています。

苦労した点・工夫した点

ユーザー視点に立ち、
必要なフォーム画面・手順書を作成

導入するシステムの知見がなかったため、お客さまと一緒に製品について勉強することから始めました。大切にしていたのはユーザー視点に立つこと。社内の誰もが同じ方法で文書検索・申請できるように運用ルールを策定し、必要なフォーム画面、手順書を作成していきました。業務を止めないように代替案も検討し、ワークフローのシステムへの着実な移行をサポートしました。

効果・展望

導入メリット

ペーパーレス化、業務効率化、
リモートワークを推進

申請書は新システムのワークフローで回覧し、押印が不要に。ペーパーレス化や業務の効率化が進みました。新システムの運用ルールや手順書が整備されたことで浸透・理解が進み、社内へ確実に定着し始めているという声をいただいています。またペーパーレス化が進んだことで、コロナ禍でのリモートワークへの運用切替にスムーズに対応することができました。

今後の展望

経理帳票の電子化や電子帳簿保存法のスキャナ保存対応を計画

お客さまは経理帳票の電子化や電子帳簿保存法のスキャナ保存対応も計画されていたため、当社にて対象書類調査を実施。今後は電子化・別地保管等を提案していく予定です。

まとめ

お客さまの課題

新しい文書管理システムの構築にあたり、現状の課題を踏まえて運用ルールを策定したい。

ソリューション

お客さまの限られたリソースで効率よく推進できるよう、運用ルールの策定やワークフローの作成を支援。
ユーザー視点に立ち実運用を想定した上で、必要な画面・書類をきめ細かく作成しました。

導入メリット

ペーパーレス化や業務の効率化を実現するとともに、コロナ禍でのリモートワークにスムーズに対応できました。