文書管理。それなら、導入してみよう！
文書管理の基本的な知識・情報から実践まで、分かりやすくひもといていくこのシリーズ。第２回は「納得」編です。
文書管理のことはある程度分かった。では、具体的にどんなメリットがあるのか。何をきっかけに文書管理の導入へと至るケースが多いのか。逆に、なかなか導入できない理由はどこにあるのか。
私たち日立ドキュメントソリューションズが50年近い経験の中で実際に目のあたりにしてきたことなども踏まえながら、ご紹介させていただきます。
文書管理を導入するメリットは大きく分けて二つあります。一つは業務の効率化です。
第1回でも取り上げた、文書がきちんと管理されていないことで生じる問題…。探している文書が見つからない。見つけるのに時間がかかる。あるいは、紙でしか保管されていないため、テレワーク中にわざわざ出社。そんなイライラやトラブル、必要以上の手間をなくすことができます。
そのとき必要な文書を短時間で取り出せるので、業務の効率化、生産性の向上にも貢献します。
また、文書がしっかりと管理されていれば、最新の情報に更新されていない古い文書を誤って使ってしまうこともなくなります。正確な情報で短期間に対応できるようになるので、顧客満足度の向上にもつながります。
紙ベースによる文書の保管は、いうまでもありませんが、それなりのスペースが必要です。書棚、書庫などがオフィス空間を占領してしまい、デスク上にも山積みになりがちです。紙文書はかさばりますし、時とともに増え続けるので、オフィスが圧迫され、見た目にも雑多な感じになってしまうことは否めません。
オフィスフロアなど執務スペースを埋めてしまうことは、コスト面を圧迫しているともいえるのではないでしょうか。
文書管理を導入することの具体的なメリット。二つ目は、実際に目で見て実感すること。書類のスリム化により、身の回りがすっきりすることです。
もちろん、見た目だけではありません。紙文書だと、量が増えれば検索性は明らかに落ちますが、電子化によりその問題点も解消されることが期待できます。
一般的に、文書管理で困っているのは現場に近い部署の方々です。それを理解している経営陣のいる企業は、スムーズに導入へと進むケースが多いように思われます。
また、第1回で述べたとおり、文書管理だけを推進するのではなく、企業が一丸となって働き方改革、新しいワークスタイルの構築に取り組み、その一環として文書管理にも着手するケースも少なくありません。
最近では、オフィスの移転や拠点の集約をきっかけに文書管理を導入する企業が増えています。テレワークの推進によりオフィスのスリム化を進めていて、その一環として導入するケースだと思われます。
では、文書管理の導入に踏み切れないケースには、どのような理由が多いと思いますか。
業務に携わる部署と経営陣の意識にズレがある…。確かにそれも、大きな理由の一つです。しかし、私たちが最も多いと感じている理由は、導入すること、変えることへのためらいです。不便はあっても現状のままで何とかやれているから…。そういう声もよく聞きます。
文書管理のシステム化は、現状を分析・把握することから始まります。
どのようなことで困っているのか。どこがどのように不便で、どうすれば使いやすくなるのか。実際に業務を行う部署のみなさんと、一つひとつ洗い出していく作業は不可欠です。それは簡単なことではありません。
通常の業務を行いながら、プラスアルファの業務をしなければならないわけですから、業務を行っている部署の方にとっては大きな負担となります。現在の不便と業務以外の作業、どちらが大変かてんびんにかけると、つい「現状のままで良いか」と思ってしまうことも、理解できます。
しかし、考えていただきたいと思います。その「何とかやれている」状態は、これからも続くでしょうか。増え続ける紙文書、整理しきれない電子データ。そんな中で、これまでどおりの時間と手間で業務を行い続けることができるでしょうか。
問題点や課題の洗い出し。どこまでの文書をどの程度までシステム化して管理するか。そのルールづくりはどの部署のどんなメンバーが担当するのか。導入前にやるべきこと、考えなければならないことはたくさんあります。実際にシステム化に向けて進めていく際にも、さまざまなハードルを越えていかなければなりません。
そこで私たちはコンサルティングから始めています。構想の策定から実行計画の立案、実行フェーズの仕分け作業まで、誰もが使いやすく、業務の効率化へとつながる文書管理のシステム化をトータルにお手伝いします。
文書管理に関する知識や情報をご理解いただいたうえで、第２回では具体的なメリットや導入に至るきっかけなどをご紹介させていただきました。
続く第３回では、実際に導入に向けた動きの中で大切なポイントなどにスポットを当てていきます。ご期待ください。
文書管理をシステム化することのメリットは分かっていても、なかなか導入に踏み切れない。そんなこともよくあります。何となく理解はできても、実際にどうなるのかイメージできないという方もいらっしゃいます。そんなときにはサンプルを見てもらうようにしています。ここがこうなります。こういうことができるようになります。そんな具体的なイメージをつかみやすいよう、図やチャートを交えてご説明しています。業務を行う部署の方と経営陣の思いが一つになるよう、誠心誠意サポートさせていただきます。
出典および参考：公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会「文書情報管理のイロハ」(最終アクセス日：2021年3月12日)
文書管理支援ソリューションについて詳しく
お気軽にお問い合わせください
