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株式会社 日立ドキュメントソリューションズ

1. 個人情報保護に関する当社の考え方

株式会社 日立ドキュメントソリューションズ(以下、当社という)は、コミュニケーションとワークスタイルという二つの事業分野において、お客さまの事業拡大、業務効率向上、新たな価値創出に貢献することをめざしています。
広告、印刷、Web、イベントなどを企画・制作・運営するコミュニケーション分野と、文書管理、システム開発、プロジェクトマネジメントなどを支援するワークスタイル分野。これらの異なる分野の視点を融合させ、それぞれのクオリティーを高め合えることが私たちの強みであり、他社とは違う価値を提供できる創造力だと自負しています。
このような状況の中、それぞれの情報の重要性はますます高まっており、特に、氏名、住所、電話番号のような個人を特定できる情報(以下、個人情報という)が、お客さまのみならず当社従業者にとっても重要な情報であると認識しております。
当社では、これらの個人情報を適切に利用し、保護するため個人情報保護方針を定め従業者に徹底を図っております。

2. 個人情報保護方針

  • (1) 個人情報の取得・利用・提供および目的外利用の禁止
    当社は、事業活動において、お客さまの情報をお預かりしていることを考慮し、それぞれの業務実態に応じた個人情報保護のための管理体制を確立すると共に、個人情報の取得、利用、提供において所定の規則に従い、利用目的の達成に必要な範囲内で適切に取り扱います。
    また、目的外利用は行わないことおよびそのための措置を講じてまいります。
  • (2) 法令・規範の順守
    当社は、個人情報の取り扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針その他の規範を順守します。また、当社の個人情報保護マネジメントシステムを、これらの法令およびその他の規範に適合させていきます。
  • (3) 安全対策の実施
    当社は、個人情報の正確性および安全性を確保するため、当社が実施している情報セキュリティー対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正につとめます。
  • (4) 本人の権利尊重
    当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、本人から自己情報の開示、訂正もしくは削除、または利用もしくは提供の拒否を求められたとき、個人情報に関する苦情および相談の申し出を受けたときは、社会通念や慣行に照らし合理的な範囲および誠意をもってこれに応じます。
  • (5) 「個人情報保護マネジメントシステム」の策定および継続的改善
    当社は、従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に利用し、保護するための「個人情報保護マネジメントシステム」を策定し、これを着実に実施します。さらに、これを維持し、継続的に改善してまいります。

株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
取締役社長 荻原 淳

制定日2000年5月19日
改定日2017年8月9日

3. プライバシーマークについて

プライバシーマーク

当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会より、個人情報の適切な取扱いを行う事業者に付与されるプライバシーマークの付与認定を受けています。

4. 適用範囲(当社全体)

この「個人情報保護に関して」は、当社におけるお客さまの個人情報の取り扱いを定めるものです。

5. 個人情報の定義

当社において、個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別できるものを含みます。)をいうものとします。さらに、個人を識別できる情報に限らず、個人の身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表すすべての情報も個人情報に含まれます。

当社では、「個人情報保護方針」に基づき、個人情報について細心の注意と最大限の努力をもって、保護および管理を行っております。

6. 個人情報の利用目的、第三者提供

  1. 当社は、個人情報を次の各号の目的の達成に必要な範囲でのみ利用するものとします。
    1. お客さまに対する催し物開催、新商品のご案内の送付
    2. お客さまに対する会員サービスの提供
    3. お客さまに対するアフターサービスの提供
    4. お客さまからのお問い合わせへの対応
    5. 製品やサービスをより充実するための分析
    6. お客さまに対するアンケートとその分析
    7. お客さまと当社との間で締結した契約の履行
    8. お客さまとの打合せのための連絡
    9. 当社が当社のグループ会社と共同して事業活動を遂行する場合における当該グループ会社への個人情報の提供
    10. お客さまより受託した名刺作成、DM宛名ラベル印字・作成、発送等の業務
  2. 当社は、あらかじめお客さまの事前の同意を得た場合を除き、個人情報を第三者に提供しないものとします。ただし、次の各号に該当する場合は、お客さまの事前の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供できるものとします。
    1. 法令の定めに基づく場合
    2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
    3. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
    4. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
    5. 合併その他の事由による事業の承継に伴い、個人情報を提供する場合
  3. 当社は、当社のグループ会社と共同して事業活動を行う場合に必要となる、お名前並びに職場およびご自宅の住所、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス等のお客さまの個人情報を当該グループ会社と共同して利用することがあります。この場合、お客さまの個人情報は紙媒体または電子媒体で提供します。なお、お客さまは当社に対して、当社のグループ会社への個人情報の提供を停止するよう請求することができます。

7. 安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報の適正な取り扱いの確保について組織として取り組むために、トップマネジメントが個人情報保護方針を策定、この基本方針に従った個人情報管理規程などの社内規定を策定しています。また、社内規程が法令、プライバシーマーク準拠規程であるJIS Q 15001に適合しているかを確認、評価する仕組みを整備しています。このような規程の整備とともに、実際に個人情報を取り扱うにあたり、4つの側面(組織的、人的、物理的、技術的)から具体的な安全管理措置を講じています。

8. クッキーおよびWebビーコンの利用について

当社のWebサイトの一部では、Webサイトのサービス等の内容をお客さまがより満足いただけるように改良・変更等するために、クッキー(Cookie)やWebビーコン(クリアGIF)を利用しております。お客さまは、クッキーの受け取りを拒否する、あるいは、クッキーを受け取った場合に警告を表示させるようブラウザの設定を変更することができます。詳しくは、ご使用のブラウザの説明をご覧ください。また、お客さまは、クッキーの受け取りを拒否することによって、Webビーコンを拒否することができます。しかし、クッキーの受け取りを拒否された場合、Webサイトにて提供いたしますサービスの一部あるいは全部がご利用できなくなる場合もございますので、ご承知おきください。

用語説明

*1
クッキー
Webサイトを管理するウェブサーバーとご本人さまのウェブブラウザとの間で相互にやりとりされる情報のことをいいます。クッキーは、ご本人さまのコンピュータのディスクにファイルとして格納されることがあります。 クッキーをご利用になりますと、ウェブサーバーは特定のコンピュータがWebサイト中のどのページを訪れたか等を記録することが可能となります。ただし、ご本人さまがご自身の個人情報をWebサイト上で入力されない限り、当社はご本人さまを特定、識別することはできません。
*2
Webビーコン
クッキーと一緒に機能し、ご本人さまが特定のページに何回アクセスされたかを知ることができる技術のことをいいます。ただし、ご本人さまが、ご自身の個人情報をクッキーの受け取り時に入力されない限り、当社はご本人さまを特定、識別することはできません。

9. お客さまへのお願い

  1. 当社がご提供するサービスのほとんどは、お客さまの個人情報を必要とせずご利用いただけます。お客さまの個人情報の提供は基本的に任意ですが、サービスによっては、お客さまの個人情報のご提供が必須の場合がございます。その際は必須の旨お知らせするものとします。お客さまが個人情報を当社にご提供いただけない場合にはご提供できないサービスもありますので、ご了承ください。
  2. 当社のウェブサイトからリンクされている当社以外のウェブサイトにおける個人情報の安全性の確保については、当社では責任を負いかねますので、ご了承ください。
  3. お客さまが当社のウェブサイトで個人情報を入力される場合には、本取り扱い説明に同意いただくことが前提となります。本取り扱い説明に同意いただけない場合には、当社が提供するサービス(お問い合わせ等への対応を含みます。)をご利用いただけない場合があります。また、個人情報を入力される方が14歳以下の場合は、保護者の方の同意を得た上で個人情報をご入力ください。

10. 個人情報の開示、訂正、追加、削除もしくは利用目的の通知の請求または苦情受付に関して

当社が保有しているお客さまの個人情報の開示、訂正、追加、削除もしくは利用目的の通知(以下「開示等」といいます。)を請求される場合または苦情に関しては、下記のとおりといたします。

  • お客さまが当社の営業担当部署にご提供された個人情報の開示等の請求は、当該営業担当部署にご連絡ください。
  • お客さまが当社のWebサイトにてご提供された個人情報の開示等の請求は、当該Webサイトを管理する担当部署にご連絡ください。
  • 上記以外の個人情報の開示等の請求
    • 請求用フォーマット
      当社Webサイトから、「個人情報の開示等の請求書」をダウンロードしてご利用ください。お客さまが「個人情報の開示等の請求書」をダウンロードすることができない場合には、FAXまたは郵送で当社から送付させていただきます。(下記問い合わせ窓口までお問い合わせください。)
    • 添付書類
      下記必要書面を「個人情報の開示等の請求書」に添付して、「配達記録郵便」にて請求先まで送付ください。
      • ご本人であることの確認用書類として、「本人確認書類について」に提示するとおりの本人確認書類
      • 銀行振り込みの際のATMの振込証等、手数料の支払いを証明する書面(個人情報の訂正、追加、削除の場合は不要です。)
    • 手数料のお支払い
      個人情報の開示に関しては、手数料として800円を徴収させていただきます。なお、個人情報の訂正、追加、削除に関しては、手数料は徴収いたしません。
      また当社は、お客さまの個人情報を保有していないことや法令の定める理由により、開示または利用目的の通知を行わない場合でも、手数料を返却しません。
    • 請求方法
      郵送のみで請求を受け付けさせていただきます。「個人情報の開示等の請求書」に必要事項をすべて記入し、ご本人であることの確認用書類および手数料の振込証を添付のうえ、請求先まで配達記録郵便にて郵送ください。(配達記録郵便費用は、お客さまでご負担ください。)
  • 当社の個人情報の取り扱いに関する苦情
    個人情報の取り扱いに関する申出書」に必要事項を記入いただき、請求先までご送付いただくか、下記問い合わせ窓口まで直接お問い合わせください。
  • 請求先
    • ご提供された個人情報の開示等の請求または苦情
      お客さまがご提供された個人情報の営業担当部署の部長
    • Webサイトにてご提供された個人情報の開示等の請求または苦情
      当該Webサイトを管理する担当部署の部長
    • 上記以外の個人情報の開示等の請求または苦情
      個人情報取扱部署名称:株式会社 日立ドキュメントソリューションズ 個人情報相談窓口(総務部)
      個人情報取扱部署連絡先:〒135-0016 東京都江東区東陽六丁目3番2号 イースト21タワー
      TEL:03-3615-9000(代表)

11. 特記事項

  • 当社の個人情報保護方針は日本国における法律に則ったものとします。
  • 当社では、より良い個人情報保護を実現するために、また、法令、政省令、およびその他の規範の制改定に伴い、本ページに掲載いたしております個人情報保護に関してを改定することがございます。
  • 本ページの内容は、掲載日(更新日含む)以降に適用されるものといたします。
  • 個々のコンテンツにおいて、個別に個人情報保護に関する規約が示されている場合、またはそれを示すコンテンツにリンクしている場合には、当該規定が優先されます。

12. 個人情報に関するお問い合わせ

当社の「個人情報保護に関して」における不明点がございましたら、下記方法にてお問い合わせください。

  • 下記のお問い合わせフォームをご利用ください。
  • 下記連絡先までお電話もしくは郵送にてお問い合わせください。
    個人情報取扱部署名称:株式会社 日立ドキュメントソリューションズ 個人情報相談窓口(総務部)
    個人情報取扱部署連絡先:〒135-0016 東京都江東区東陽六丁目3番2号 イースト21タワー
    TEL:03-3615-9000(代表)

個人情報保護責任者
松橋 好徳

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