株式会社 日立ドキュメントソリューションズ 文書管理支援ソリューション

お客さまのオフィスリニューアル計画により、保管している紙文書の削減が必要となりました。保管状況や業務における紙文書の利用状況、さらにどの程度削減する必要があるのかなど、専門知識があるパートナーとして当社をお選びいただきました。

プロジェクトの背景

お客さまの課題

環境を変え、従業員の連携を高めたい

聖隷福祉事業団が運営するエデンの園は、「高齢期のさまざまな変化に対応する環境を提供する」ことを掲げ、全国で8施設を運営しています。
その中の一施設である宝塚エデンの園は1979年4月に開設されました。
執務エリアでは、業務で使用する紙文書や備品などの保管が多く、従業員の方々は日々執務エリアに手狭感を感じていました。従業員間や部門間の連携をより良くし、生産性を高めるために、執務エリアの環境を改善することが必要と判断され、リニューアルを実施することとなりました。

ソリューション

当社の取り組み

紙文書の保管環境の調査、従業員の皆さまへヒアリング調査、そして改善策の提案

リニューアルに向けまず長年保管してきた紙文書を削減・整理する必要がありました。そこで当社が「入居者や入居希望者、家族から見ても安心感の感じられる、すっきり清涼感のある職場とするために、紙文書を文書の性質に応じて分類・整理したり、紙文書の保管場所を見直すなど、まずは文書の整理から取り組む」とコンセプトを立て、2日間にわたり現状の調査と従業員の方々へヒアリングを行いました。

調査は執務エリア2か所、募集センター執務室、地下倉庫、6階倉庫の5か所を調査しました。

紙文書の保管状況は、保管するファイルの種類が統一されておらず、ファイルの背表紙の付け方もばらばらでした。保管場所も共有キャビネットだけでなく、個人の机周り、袖机などにも保管されており、さまざまなところに文書が保管されていました。
各部署ごとに保管文書量と保管状況を調査。また従業員の方々へ保管方法の状況や困っている点、保管文書の利用頻度などをヒアリングしました。

調査の結果、個人文書と共通文書合わせて242.3cmの文書を保有していることがわかりました。そこで当社から【ルール整備】【文書整理】【業務改善】【ツール導入】と手段別に改善案をご提案しました。当社が提案した削減に向けたルールや整理方法を参考に、ご自身で文書の削減と整理を進めていただきました。その結果、約8％(キャビネット5個分)の不要文書が削減でき、保管文書の整理、保管方法の見直しも進めることができ、リニューアルへと進めることができました。

効果・展望

導入効果

意識改革のきっかけに

今後の展望

まだスタートをきったばかり

今回の取り組みはまだ始まったばかりですが、今後は紙文書の発生時における保管方法（電子化や外部保管など）を検討し、現状の改善を維持しつつ、さらなるペーパーレス化を推進される意向です。

まとめ

お客さまの課題

執務エリアのリニューアルに向け、保管している文書を削減・整理したい。

ソリューション

保管場所、管理方法を調査し、ルールの策定、管理方法の見直し、削減計画を提案。

導入メリット

2割の文書削減と、保管場所の整理が完了。文書整理への意識が大きく改善。