企業・組織の貴重な財産である紙文書を
デジタルで有効活用するために、
手間のかかる作業を当社が丁寧に、
大切に電子化いたします。
ぜひ当社にご相談ください。
ご要望によりマイクロフィルムにも対応いたします。
コア業務へ集中業務の効率化スペースの有効活用電子データの共有化当社の電子化工場は、製品・サービスにおける品質、納期についてお客さまに満足を提供し、常に信頼される企業をめざします。
また重点推進項目を掲げ、その項目の実施および品質マネジメントシステムによる評価を行い、継続的に改善を進めます。
運用においては物理セキュリティの整備および作業従事者の教育徹底により安全な作業環境構築を検討いたします。
3段階の品質確認体制で品質を確保します。
また作業進捗管理システムで作業の進捗状況を可視化し、作業全体を管理しています。
当社茨城統括事業所内電子化工場の標準プロセス
オプション作業は、作業内容に応じて適切なタイミングで実施します。
事前に搬出する紙文書を選定していただきますが、その際仕分けが行いやすいように仕分けシールを提供いたします。
また搬出中の紙文書で閲覧したいものがある場合、状況に合わせ文書送付などの対応をいたします。
お客さまのご都合により、一部文書を個別に送付する場合は、送料が発生する場合があります。
申請書、稟議書、作業資料、など
人事書類、履歴書、など
財務文書、注文書、見積書、納品書、契約書、
法的文書、など
設計図書、技術資料、研究資料、大判図面(A0)、など
完成図書、機関紙、記念誌、業務マニュアル、
申請書、稟議書、作業資料、など
当社茨城統括事業所内電子化工場の場合
お客さまは搬出する紙文書の立ち合いのみで、棚やキャビネットからの箱詰め作業から当社が支援いたします。
電子化工場では二要素認証による入退室制限と記録管理を実施しています。
個人認証には「指静脈認証」を採用し、鍵の紛失やなりすまし防止対策をしています。
また案件別のセパレートラインにより原稿混在による情報漏洩、原稿紛失防止に取り組んでいます。
案件別のセパレートラインを設け、作業者を案件ごとに配置しています。
また原稿形態に応じ柔軟な作業ライン変更が可能です。
原稿搬送車両から書庫へ確実に受け入れる、直接搬入可能な搬入口を設置しています。
また書庫には壁面に防炎加工を施し対策をしています。
5cmファイル約6,000冊分の文書収容能力があります。
| 区分 | 台数 | 処理能力 |
|---|---|---|
| 大型スキャナ／モノクロ・カラー | 4台 | 2,500枚/日・A4 |
| 区分 | 台数 | 処理能力 |
|---|---|---|
| 高速スキャナ／モノクロ・カラー | 3台 | 100,000枚/日・A4 （5cmファイル換算200冊） |
| 中速スキャナ／モノクロ・カラー | 35台 |
「公文書等の管理に関する法律」に基づき、より強固な規制や管理について理解し、ライフサイクル全般を適切に管理する人材育成を目的とした資格
| 資格者 | 当社資格取得者数 |
|---|---|
| マネジメント | 1名 |
| 実務 | 6名 |
ペーパーレスに向けた電子データのライフサイクル管理を軸に、パソコンやインターネット、さらにセキュリティなど、オフィスで使われる情報技術についての資格
| 資格者 | 当社資格取得者数 |
|---|---|
| A級 | 16名 |
| B級 | 96名 |
オフィス・ワークの生産性をあげるため、ファイリングシステムという考え方を理解し、オフィスの文書の発生から廃棄まで、ライフサイクル全般を管理する人材育成を目的とした資格
| 資格者 | 当社資格取得者数 |
|---|---|
| 1級 | 3名 |
| 2級 | 19名 |
| 3級 | 0名 |
書類の電子化や個人情報の保護など、文書管理の重要性や書類の最適な電子保存の方法を理解し、大量の書類を効率よく安全に長期保管するための技術に関連する法律、規格などの知識についての資格
| 資格者 | 当社資格取得者数 |
|---|---|
| 上級 | 1名 |
| 1級 | 12名 |
| 2級 | 12名 |
資格取得者数は文書電子化サービスに関連する事業部門所属の合計数です。
作業によって費用が異なりますので、別途ご相談ください。
スキャニング画像の文字情報を変換して、PDF画像にテキストを付加します。電子化文書のテキスト検索時などに必要となります。
手書き文書のOCRは、用途に応じて適切な手法をご提案いたします。
原本ファイルのインデックス情報をPDFに登録し、紙ファイルと同じようにデジタルで有効活用できます。
文書管理システムに電子化したデータを登録する際、正しく登録できるようにキーワードを作成します。
ご利用のシステムに合わせたデータ作成、データ登録まで実施します。
事前にお打ち合わせさせていただきます。
ファイルに横向きに綴じられている原稿を、モニター上で見やすい原稿の向きに回転します。
OCR処理ありの場合、必須オプションです。
付箋紙の情報も必要な場合、付箋紙が貼ってある状態と貼っていない状態の2パターンをスキャニングします。
紙文書のとじ具や付箋紙をスキャン作業時は取り外し、作業終了後に戻します。
ファイル・バインダー内の紙文書をクリップ単位/インデックス単位などに分割しデータ化します。
両面原稿の裏側が白紙の場合、スキャニングの対象外とします。
自動スキャニングでは、はじくことが難しい余分なページは手作業で削除します。
