鳥たちが暮らす空想の世界でお客さまに「快適な暮らし」をお届けしている某社で働く新入社員のピイ・ピイ。
商品PR部リーダーのコケ・コッコーのアドバイスを受け、魅力的な展示ブースづくりをするために、ブースのレイアウト、
商品のプロモーションとデモンストレーションの検討を進めてきました。
その後、開催初日まで残り3日を迎えたピイ・ピイは、本番に向けてブースの設営やリハーサルなど最終的な準備と確認に取り掛かるのでした。
なお、登場するキャラクターや商品は架空のものです。
〜開催まで残り3日〜
開催初日まで残り3日、無事に当日を迎えられるか心配だなあ。
ピイ・ピイさん、そんなに心配しなくて大丈夫ですよ。(コラム初登場のイベント会社のフウ・フウ)
これまで関係者の方としっかり準備してきたじゃないですか！
今日から3日間は準備してきたことがきちんと出来ているかを最終確認し、出来ていないところがあれば本番までに調整すればいいんですよ！
フウ・フウさんにそう言ってもらえるとなんだかほっとするなあ(安堵)。
分かりました。この3日間で実施する作業は次の通りです。しっかり準備を進めていきますのでサポートを宜しくお願いします。
●開催3日前〜2日前は、ブース施工をするために必要な資材を搬入。ブースの基礎となる部分(床や壁面の養生、骨組みの組み立てなど)を施工。また、壁面のパネル設置や装飾、サインの取り付け、照明や映像機材の設置、配線工事も実施。この期間でモデルルームを設置します。
●開催前日は、ブース内の最終調整作業、出展物の設置、照明や映像機材の動作確認。メインステージでは個別の機材調整と、本番と同じ条件で技術的な確認をするテクニカルリハーサルや、出演者が参加し全体の流れやパフォーマンスを確認するプレゼンリハーサルを実施します。
なお、安全かつ法令遵守の施工を行うために次のように対応します。
・施工中は安全のためにヘルメットを着用。むやみに立ち入らず施工会社に任して責任者のみで見届ける。
・展示会のブース施工に関して、高さや施工技術の観点から建業法に該当する場合は法令に沿った施工を行う。
■設営、搬入、リハーサルのスケジュール
| 時間 | 3日前 | 2日前 | 前日 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 午前 |
ブース施工
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ブース施工
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ブース施工
(調整作業)
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| 午後 |
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調整
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▲施工中のブース
▲リハーサルの様子
〜開催まで残り1日〜
ピイ・ピイさん、いよいよ開催前日ですね。
最終的な準備ができているか、確認する項目を下記の通りリストに整理してみました。
これらを関係者と手分けして確認作業をしていきます。ピイ・ピイさん、はじめますか。
■主な確認項目のリスト
1．ブース設営について
2．機材の動作について
3．スタッフについて
4．配布物と展示物の準備
5．ステージのリハーサル
はい、はじめましょう。確認項目がリストになっていると分かりやすいし、確認漏れ防止になりますね！では、まいりますか。
慌てるでない、ちょっとお待ちなさい。
二人で最終確認をはじめる前に、確認する際のポイントを理解しているかクイズで試してみようと思うがどうじゃ？
あれ、ホッホーさんいらしてたんですね。
このタイミングでクイズですか？間違えちゃったらどうしよう〜。自信をなくしてしまうかも……。
ちょっと怖いですが、フウ・フウさんもいるので大丈夫かな。
ピイ・ピイさん、また殻にこもって！
そんな弱気でどうする！ここまでやってきたんだから自信を持ちなさい！
(ピイ・ピイさん、私たち試されているみたい……ひそひそ。
力を合わせて、乗り切りましょう)
協力して進めるのはよいことじゃ。さて、どれだけ正解できるかな。
Q1.ブース全体や展示コーナーにおける確認として適切ではないものを次の中から一つ選んでください。
照明の明るさを最大にすると展示物やブースが目立つけど、来場者がまぶしいと不快に感じるんじゃないかな。適切でないものはきっと②です。②を選択します。
では、正解は？
正解は
照明は展示物の視認性を高めたり、スポットライトのように注目を集めたり、色や明るさで雰囲気を出すことができるんじゃ。
ただし、来場者がストレスに感じない明るさで適切に使用することが大切じゃ。まず目的を理解し、そのようになっているかを確認すること。そして、今回のように来場者がどう感じるかも忘れずに確認することがポイントになるんじゃよ。
次に進めるぞ！
Q2.ステージのリハーサルで注意すべきポイントとして適切ではないものを次の中から一つ選んでください。
失敗しないコツは、やってきたことをそのまま本番で再現すること。ステージでのプロモーションには多くの人が関わっているから、自分がやってきたことだけの確認では本番で思わぬトラブルになる可能性があるはず。①を選択します。
では、正解は？
正解は
スタッフの役割分担を明確にすることは大切じゃが、各自の担当業務だけでなく、ステージ全体の流れを把握し、他のスタッフとの連携についても確認することが重要じゃ。
本番と同様に入念なリハーサルを実施することがポイント。さまざまなトラブルを想定し、対応方法についても事前に検討しておくことで、スムーズな運営につながるんじゃよ。
最後の問題じゃ。
Q3.当日はうれしいことに多くの方がステージを見に来て定員オーバーの状態に。
このような状況を想定した対応として適切でないものを一つ選んでください。
①も②も今回準備済みなのでこれは適切な対応。③の対応は混雑による事故やトラブルが発生する可能性があり安全面で問題のはず。③を選択します。
では、正解は？
正解は
事前準備ではステージでのパフォーマンスにばかり気を取られがちじゃが、想定できることをあらかじめ整理し、対応方法を決めておくことがポイントじゃ。
来場者の安全は最優先すべき事項なので、スタッフの教育を含めてしっかり準備しておこう。
今回も全問正解だ！フウ・フウさん、やったね！
ピイ・ピイさん、フウ・フウさん全問正解おめでとう！
よく理解しているようじゃな。
確認することがたくさんあって大変であろう。だが展示会がスムーズに運営できるかは最終準備と確認が大切なのじゃ。自信をもって最終確認に取り掛かりなさい。
さて、最後に事前チェックをする上での確認ポイントをご紹介。
やることがたくさんあるので漏れがないようにすることが肝心じゃ。ではまた。
ブース設営に関する
確認について
POINT ❶ブース内のレイアウトとパネルなどの装飾の最終確認 ・設計図に基づいて、装飾の配置が適切かを確認 ❷必要な備品の確認 ・必要な備品がすべて揃っているか、数に不足がないかを確認 ❸電源やインターネット接続の確認 ・コンセントや延長コードの配置を確認 ・インターネット接続が安定しているかを事前にテスト
機材の動作に関する
確認について
POINT ❶プロジェクターやモニターの動作確認 ・映像が鮮明に映るか、解像度は問題ないかを確認 ❷マイクやスピーカーの音量調整 ・音質や音量を調整し、ハウリングやノイズがないか、適切な配置になっているかを確認 ❸ノートパソコンやタブレットの充電確認 ・機器が十分に充電されているかを確認 ・必要に応じて充電器や予備のバッテリーを準備
スタッフに関する
準備について
POINT ❶スタッフの最終確認と役割分担 ・スタッフが揃っているか、各自の役割が明確になっているかを確認 ❷接客マニュアルの確認とロールプレイ ・マニュアルを確認しながら実際の接客をシミュレーション ❸スタッフの名札やユニフォームの準備 ・名札やユニフォームに不備がないかを確認
配布物と展示物に関する
準備について
POINT ❶パンフレット、名刺、サンプル品の準備 ・事前に来場者数を想定し、必要な数量を用意 ・あらかじめ計画を立てた場所に配置 ❷デモンストレーション用の機材や製品の確認： ・デモ用の機材が正常に動作するか、展示品が整っているかを確認 ❸配布物の在庫や不足した場合の確認 ・配布物は予備を含めて十分に揃っているか、在庫管理ができているかを確認 ・初日に想定外の人数が来場した場合、残りの開催日に向け、事前に取り寄せられる方法を確認
ステージのリハーサルに関する
準備について
POINT ❶ステージ用の音響機器と照明の確認 ・音響機器や照明が正常に動作するか、適切に配置されているかを確認 ❷ステージ上の機材や装飾品の配置 ・機材や装飾品が計画通りに配置されているかを確認 ❸出演者やスタッフの動線がスムーズか ・動線に障害物がないか、移動に十分な幅があるかを確認 ❹映像機器やプレゼンテーション機材の確認 ・正常に動作し、プレゼンテーションがスムーズに進行できるかを確認 ❺本番を想定した出演者によるリハーサル ・リハーサルで全体の流れやタイミングを確認
ホッホーさん、今回も色々教えてくれてありがとうございました。自信がつきました。
確認することはたくさんあるけど、フウ・フウさんをはじめスタッフみんなと協力して進めていくぞ！
さっそく取り掛からなくちゃ！
本番が成功するように一緒に頑張りましょうね。エイエイオー！
ピイ・ピイさん、フウ・フウさんとホッホーさんのおかげでまた勉強になりましたね。
もちろん私も協力しますよ。当日に向けて準備を進めていきましょう。
(第四話へつづく)
ところで、ブランド価値を高め、ビジネスチャンスを生み出す展示会を実現したいけどどこに相談したらいいのかな？
