鳥たちが暮らす空想の世界でお客さまに「快適な暮らし」をお届けしている某社で働く新入社員のピイ・ピイ。
イベント会社フウ・フウの力も借りて展示会の開催に向け、設営・搬入・リハーサルなど入念な準備を進めてきました。
ついに展示会開催初日、やるべきことをやったピイ・ピイはすがすがしい朝を迎えています。展示会は無事成功するのでしょうか。
なお、登場するキャラクターや商品は架空のものです。
第三話はこちら「第三話 展示会をスムーズに運営するには事前準備が大切！〜ブース設営やリハーサルにおける最終準備とチェックポイント〜」
フウ・フウさん、おはようございます。ついに展示会が始まりますね！(ワクワク)
今日から3日間、展示会の開催期間中もよろしくお願いします。
おはようございます。
もちろんです。しっかりサポートをさせていただきます。
それでは、本番当日はどのように進めていけばよいか念のため確認しましょう。
はい、分かりました！
まず開催期間中は毎日朝礼と終礼を実施します。3日間あるので日ごとに少し内容を変えて行います。
それぞれ下記の内容を実行します。
◆朝礼、終礼について
朝礼：開始時間の30分前に実施
展示会のスケジュールや連絡事項の共有、スタッフの役割分担の再確認など
【日ごとのポイント】
終礼：終了後来場者が退場してから実施
一日を振り返って発生した問題や課題の共有と対応策の検討など
◆準備や片付けについて
次に実際の運営フローをおさらいします。
◆運営フロー
ピイ・ピイさん、ばっちりです！
それでは次にメインステージで実施するプログラムのスケジュールと、デモンストレーションの内容についておさらいしておきましょう。
メインステージでは下記のスケジュールでプログラムを実施する予定です。
ミニセミナーやゲストを招いた企画も交えることで、来場者の興味を引くステージになっています。
また、ステージの空き時間では映像(会社紹介や商品プロモーションなど)をスクリーンへ上映します。
◆ステージプログラムスケジュール(午前)
| 時間 | プログラム内容 |
|---|---|
| 10:30〜10:35 | 新商品「ひよこの巣」紹介(デモンストレーションあり) |
| 10:45〜10:50 | ミニセミナー「鳥たちの住まいについて」 |
| 11:00〜11:05 | 開発者×ゲストのパネルディスカッション |
| 11:15〜11:20 | 新商品「ひよこの巣」紹介(デモンストレーションあり) |
| 11:30〜11:35 | ミニセミナー「業界トレンドについて」 |
※午後も同様のサイクルで実施
新商品紹介の中で実施するデモンストレーションは、ひよこの巣の特長を分かりやすく伝えるため、モデルハウスを使って行います。
2つのポイントである防音性とセキュリティ面(自動階段設備)を実際に体感して貰う予定です。
プログラムに合わせて来場される方も多いため、常にタイムスケジュールを意識して進行しましょう！そろそろ開催時間が近づいてきたので、準備にとりかかりましょうか。
〜開催中〜
展示会の様子が気になって会場まで来てしまったんじゃが‥‥ピイ・ピイさんとフウ・フウさんはいるかな？
あ！ホッホーさん来てくださったのですね！
初日から多くの方に来場いただいて賑わっていますよ。忙しいけど嬉しいです！
良いスタートを切れたようで良かった。だけど、いくら事前準備をしても当日現場で何が起こるか予測するのが難しいんじゃ。試されるのは現場の状況をよく見て臨機応変に対応する力！
実際に今もトラブルにつながりそうな点が3箇所あるぞ。当ててみるんじゃ。
(当日までクイズを出題されるとは‥‥)
おや、ブースの入口にお客さまがいるのに説明員がスマホを見ていて気付いていません……。
お客さまも話しかけづらそうですし印象も悪いです。
その通り。一つ目は「説明員がスマホを触っていて来場者に気が付いていない」が正解。
展示会では来場者との最初の接点が非常に重要じゃよ。対面で信頼関係を構築をすることも展示会の大きな目的のひとつ。「忙しそう」「興味がなさそう」と感じられてしまい、せっかくの商談チャンスを逃すことにもなるんじゃ。
説明員の意識付けだけでなく事前にスマホの使用ルールを定めておくことや、スタッフの交代制を導入し集中力を保てるように配慮することも大事じゃよ。
他には……あ！パンフレットが空になっています。開催前に補充されていることを確認したのですが。
その通り。二つ目は「パンフレットのラックが空になっている」が正解。
資料を切らしてしまうと、せっかく興味関心を持ってくれた来場者が情報を持ち帰れず後日のフォローアップも難しくなるんじゃ。準備不足といった印象を与え、信頼性にも影響が。
特に来場者が多くなる時間帯は定期的に在庫をチェックし、すぐに補充ができる体制にしておこう。
ノベルティを保管している段ボールが通路に放置されているのも、歩行の邪魔になって危ないです！
その通り。三つ目は「段ボールが通路に放置されている」が正解。
通路に段ボールが置かれていると、来場者の通行を妨げるだけでなく転倒などの安全リスクにもつながるんじゃ。見た目も悪く、ブース全体の印象が雑然としてしまう。
不要な資材は速やかに片付けることを徹底し、場合によっては一時保管場所を確保することが必要じゃ。また、スタッフが定期的にブース周辺を巡回し通路の安全を確保するというルールを定めておくことも効果的じゃよ。
現場の状況をよく観察してすぐに対応することが大切ですね！他のスタッフにも共有しないと！さっそく行ってきます！
ピイ・ピイさん、フウ・フウさん全問正解おめでとう！
他にも当日の現場対応のポイントをご紹介。トラブルを未然に防ぎ、展示会を成功に導くためにも押さえておこう。
来場者対応について
POINT ・混雑時には通路の確保や順路の誘導を行い滞留を防ぐ ・来場者の属性や興味度合いをヒアリングし、説明内容を柔軟に調整する ・その場で回答が難しい質問や要望があった場合には、名刺交換をした上で後日回答を提案する ・名刺交換やリード情報の取得時は、記録メモを残し効果的なフォローアップにつなげる
スタッフの連携について
POINT
・想定外の質問やトラブルが発生した際は、対応可能なスタッフに引き継ぐ体制を整えておく
・朝礼でスタッフの役割分担、スケジュールなどを再確認
終礼では、一日の振り返りや発生した問題があれば共有し改善策を講じる
・主催者や会場スタッフとの連携方法もスタッフ間で共有しておく
ホッホーさん、会場に来てくれて助かりました。先ほどクイズで出していただいた注意点はスタッフと共有し、見直してきました！
ピイ・ピイさん、スピーディーな対応さすがじゃよ。
スタッフが来場者の視点に立って現場を観察することで、来場者が何を求めているのか、どこに不便や疑問を感じているのかに気づくことができるんじゃ。
こうした気づきは、現場での対応の質を高めるだけでなく、来場者に安心感を与え余計なストレスを感じさせず、ブースの内容に集中してもらうことにつながる。結果として、展示会の本来の目的である商談機会にも、より効果的に結びつけることができるのじゃ！
はい！改めて心に刻んで、あと2日間精一杯がんばります！
ピイ・ピイさん、到着が遅くなりましたがここからは私もサポートします！
あと2日間一緒に盛り上げていきましょう。
(第五話へつづく)
ところで、ブランド価値を高め、ビジネスチャンスを生み出す展示会を実現したいけど、どこに相談したらいいのかな？
