クイズで学ぶ！イベントコラム(展示会編)

第五話(最終話)　展示会の終わりは、フォローの始まり？
～成果につなげる開催後のアフターフォロー～

【前回のあらすじ】

鳥たちが暮らす空想の世界でお客さまに「快適な暮らし」をお届けしている某社で働く新入社員のピイ・ピイ。
商品PR部リーダーのコケ・コッコー、イベントに関する有識者のホッホー、イベント会社フウ・フウの協力を得て初めての展示会を無事に開催することができました。展示会を終えて、ほっと一息ついて羽を伸ばしているピイ・ピイのもとに新たな業務が‥‥。
なお、登場するキャラクターや商品は架空のものです。

第四話はこちら「第四話　展示会開催を成功に導く現場対応の極意とは！？～来場者目線で見直す運営のポイント～」

商品PR部 新入社員 ピイ・ピイ: プロモーション部門に配属となった若い新入社員でこのコラムの主人公
不安なときや心配になると殻をかぶってしまいます

商品PR部 リーダー コケ・コッコー: 経験豊富な先輩でありピイ・ピイのよき
相談相手

イベント アドバイザー ホッホー: イベントに関する
知識が豊富な有識者

ホッホーから 紹介された 某イベント会社 担当 フウ・フウ: ブース設営や機器等の搬入、ステージリハーサルなど本番に向けてピイ・ピイをサポート

ようやく3日間の展示会が終わった～！初めての経験で大変だったけど、トラブルもなく無事に乗り切れて良かったなあ。フウ・フウさん準備から当日までありがとうございました！

こちらこそありがとうございました！メインステージのプログラムも想定より多くの方に足を運んでいただけて良かったですね。「ひよこの巣」デモンストレーションも大盛況でした。

無事終わったことだし、気分を変えて新しい業務にとりかかろうかな～。

ピイ・ピイさん、フウ・フウさんお疲れさまでした。初めての展示会、良い経験になりましたね。
ただし！本当のスタートはここからなんですよ。展示会を“成功”させるためには、開催後のフォローがとても重要です！

え！まだ続きがあるんですか？

具体的には、次の4つを実施します。どれも重要な業務です。
①出展報告書の作成
②来場者へのお礼メール送付
③アンケート結果の集計/分析
④来場者へのフォローアップ[顧客育成(ナーチャリング)]

なるほど、展示会後にもやるべき業務があるのですね‥‥任せてください！
今回の展示会の価値を高めるためにも、最後まで力を合わせて頑張ります！

(ピイ・ピイさん、展示会前はすぐに殻にこもってしまっていたのに‥‥成長したなあ(ジーン))
宜しくお願いします。

まずは①～④それぞれのポイントと進め方を確認していきましょう。
①出展報告書の作成については、なるべく期間を空けず実施後、1週間以内に仕上げることが望ましいです。次回の出展や、プロモーション施策に活かせるような内容にしましょう。

時間が経つと忘れてしまうこともあるので、早めに作成したいと思います！
下記のような内容で報告書をまとめます。

●出展報告書に記載する主な項目

開催概要
展示会全体の来場者集計(期間中の合計、日ごと)
自社ブースの来場者集計(リード数、各プログラムごとのリード数)
来場者アンケート結果
開催スケジュール
運営概要
ブース概要
現地記録写真
総括(評価点、検討・改善点など)

報告書に必要な項目が網羅されていて良いですね。次回に活かすという意味では、自社ブースだけでなく他社ブースについてもレポートをまとめておくとベストです。ブースの構成や演出上のポイントも記録しておくことで、競合分析への活用だけでなく、次回の出展時の参考になりますよ。
続いて②来場者へのお礼メール送付について、どのような文面を送るべきでしょう？

お礼メールはできるだけ当日～3日以内に送るようにしたいです。
まずは「ブースに足を運んでいただいたことへのお礼」、そして「展示会で紹介したひよこの巣の詳細資料やサイトのリンク」「今後のご案内(商談の設定、お問い合わせ先など)」という流れでどうでしょうか。
お客さまの興味関心度合いや、展示会で会話した内容によって文面も違ってきそうですが‥‥。

お礼メールのポイントとして、お礼だけでなく次の行動につなげることを意識しましょう。
ピイ・ピイさんの言う通り、お客さまの興味関心の確度別に「今後のご案内」の内容を変えることが効果的です。ここは④来場者へのフォローアップ[顧客育成(ナーチャリング)]にもつながるので、そちらでご説明しますね。一律の文章ではなく、当日ヒアリングした課題や、いただいた質問などがあればお客さまに合わせた内容にすると丁寧な印象を感じていただけます。

続いて、今回は来場者アンケートも実施しましたよね。③アンケート結果の集計/分析ではどのような視点で見ていけば良いでしょう。

アンケートで回答してもらった内容は当社にとって貴重な財産ですよね！
設問ごとに結果を整理し、次のような視点で見ていくと傾向が分かるかと。

来場者の属性別の傾向
ひよこの巣への関心度や評価
プレゼンテーションやデモンストレーションの効果
ブースの満足度や改善点
自由回答のコメント

アンケート結果の傾向を可視化することで、新たな発見も出てきそうです！製品へのフィードバックはもちろん、次回の展示会開催に役立てることができますね。アンケートの集計/分析結果は出展報告書にも載せて、社内に共有しましょう。
最後は、④来場者へのフォローアップ[顧客育成(ナーチャリング)]です。

お礼メールを配信しても、リアクションがなければ一度で終わってしまうし‥‥。何度もメールを送っても、しつこいと感じられてしまう可能性がありますよね？どのようにフォローアップをするのが最適でしょうか。

展示会の場ですぐに商談につながるケースもありますが、基本的には見込み顧客です。
先ほどのアンケートで得られた結果も参考に、興味関心度別にアプローチを変える必要があります。

関心度高

関心度低

購入検討→営業担当者へ引き継ぎ個別に商談
情報収集→セミナーや次回の展示会などを案内
認知→定期的にメルマガやダイレクトメールなどの配信

接点を持ち続け、最終的に購入にいたってもらえるように段階的に関係づくりをしていきましょう。

以前ホッホーさんが言っていた、“合同展示会で獲得した新規見込み顧客を、次に単独展示会に招待し時間をかけてより詳しくプロモーションを行って関係構築をしていく”といった施策もナーチャリングの一つですね！
参考：クイズで学ぶ！イベントコラム第一話「目的に合った展示会を開催しよう！～合同展示会と単独展示会～」：イベントサービス

ワシの話をしているのかな？展示会お疲れさま。
恒例のクイズを出しに来たんじゃ。最後ということで原点回帰！○×クイズじゃよ。