導入の背景と経緯
本社移転に向けて既存文書の大幅な削減をめざすとともに、グループ会社を含めた共通の文書保存や文書管理に関する規則の策定、運用マニュアルの整備などが必要になり、これらを推進するための総合的なコンサルティングを求めていた。
また、移転前の文書削減期間だけでなく、移転完了後も紙文書の電子化とデータの管理・保管を継続的に行っていくための運用フローの構築についても検討していた。
主な課題
- 移転先の本社ビルにはグループ会社を含め７社が同床する計画であったため、これまで各社で個別に行っていた文書の保存や管理のやり方を見直して統一する必要があった。
- グループ共通の方針に基づくガイドラインを定め、文書の保存･管理に関する統一規則を策定するとともに、それらを従業員に浸透、定着させるためのマニュアルの整備が必要であった。
- 統一された規則や、それを実行してもらうためのマニュアルの必要性は理解していたが、それらを具体的に構築、作成していくノウハウが不足していた。
- 本社移転時の作業負担や移転後の文書保管スペースの制約などから、移転前に既存文書の約7割にあたる約5,500fm（ファイルメーター）*を削減しておく必要があった。
- *
- 1fm：10,000枚（5cmファイル：500枚/冊）
対策と効果
- 各部門やグループ各社への既存規則に関するヒアリングを基にグループ共通の新たな規則策定へ向けた検討と内容の整備。さらに移転する７社のメンバーが参加する定例会議の事務局支援を実施。各社の意見を集約した文書保存規則案、運用マニュアル案などを作成・提示し、グループ共通の文書管理運用の確立に貢献。
- 文書保管や電子化依頼時に発生する取り纏め部署や各担当者の手間を軽減するため、移転対象約2,100名の誰もがWebで依頼手続きが行える「ドキュメントポータルサイト」を開設して、手続きにおけるお客さまの作業負担を軽減。
- 利用頻度が多い文書、共有性が高い文書、電子化をすれば原本を廃棄できる文書など、お客さまの文書管理の状況に対応し、目標としていた約5,500fmのうち、電子化と別地保管の合計で約2,100fm(別地保管約7,000箱)の文書を削減。また当社が提示した文書運用マニュアルの考え方やお客さまの廃棄方針を元に、お客さまにて約3,400fmの不要文書を廃棄し削減目標を達成。移転後の業務効率向上や保管スペース削減に貢献。
- 別地保管システムによって電子化後も保管が必要な原本や、移転後も発生する文書の保管や適宜引き出しをサポート。さらに移転時に別地保管とした約7,000箱とは別に、それまで別会社で管理されていた約12,000箱を当社管理下へ移管。合計で約19,000箱を当社で一括管理することとし、別地保管文書の検索性や事務手続きに関するお客さまの利便性向上に寄与。
導入後の評価と今後の展望
- 本社移転直後に新型コロナウイルスが猛威を振るい、感染予防対策として従業員の出社制限、在宅勤務への移行が急務となったが、文書の電子化や管理規則の統一をあらかじめ実施していたことにより、在宅勤務への移行と対応はスムーズに行えた。
- 「ドキュメントポータルサイト」を活用することで、Webから倉庫のどの箱に文書ファイルが保管されているかを把握できるため、必要な文書を入出庫する手続きが容易になり業務の効率が向上した。
