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電子化専用工場の「電子化工場 iDoc」は、紙文書や図面、マイクロフィルムなどさまざまな文書の電子化に対応しています。また高いセキュリティ環境で、お客さまの信頼に応える電子化を行います。
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電子化した紙文書のデータを文書管理システムに格納することで、データが管理しやすくなり、テレワーク時でも社外からのデータ閲覧・情報共有などが可能になります。
お客さまの要望に合った文書管理システムをご提案します。
当社の文書管理システムであるiDoc Proは、管理から廃棄(保管終了期限)まで、文書のライフサイクルを見据えた管理システムです。電子データと紙文書の一元的な管理と活用により、お客さまの文書管理をより効果的なものにします。
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紙文書として保管すべき文書は保存期限を設定し保管倉庫へ保管します。
別地保管サービスを採用いただくことで倉庫などの資産や管理設備の保有が不要となり、また入出庫処理や台帳管理といった作業負荷が軽減します。
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紙文書の保管スペース削減、情報の共有化、管理業務の負担軽減など、文書管理によって得られる効果はさまざま。自分たちの会社や組織は何のために文書管理を行うのか、目的をしっかりと整理して取り組むことが重要です。
管理した文書をどのように活用したいかイメージしておくことも重要です。データ化して各部署で閲覧できるようにする、原本を速やかに照会できるようにしておく、テレワークや在宅勤務でも文書を確認できるようにしておくなど、活用シーンを想定してシステムやサービスを選定しましょう。
保有文書の仕分け、回収、保管場所への移動など、文書管理を実行する際には煩雑で多様な付帯業務が発生します。こうした業務の作業量、担当する人員などを考慮して、余裕のある計画を立てましょう。
文書管理は本来の業務と並行して行うことになるため、作業の優先度が下がってしまいがちです。時にはトップダウンでその価値や目的を浸透させるなど、組織全体のプロジェクトとして取り組む体制をつくりましょう。
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文書管理は、自分たちで行うには煩雑で手間のかかる業務です。
日立ドキュメントソリューションズの文書管理支援ソリューションは、「文書管理コンサルティングサービス」「文書電子化サービス」「文書管理システム」「別地保管サービス」の4種のサービスを複合的に組み合わせることで、お客さまのニーズに合った合理的なソリューションを、お客さまの負担少なく、一気通貫で導入することができます。
また文書管理は、オフィスの移転や統合、組織改編に伴う保管体制の見直しやワークスタイル改革など、変化する環境に応じて見直し、改善し続けることが重要です。日立ドキュメントソリューションズでは、お客さまの文書管理の現状調査から、新たなルール策定、環境構築、各種実行サービスの提供と運用、その後のチェック・改善まで、継続的に支援します。
文書管理の全工程を継続的に支援
文書電子化
+別地保管
省スペース化
文書電子化
+文書管理システム
見える化・共有化による
価値向上
コンサルティング
+文書管理システム
+別地保管
管理業務の効率化
日立ドキュメントソリューションズは、1972年「製造系の図面管理」を主とした「文書管理」を開始し、今日までオフィス、研究所、工場で扱う紙文書・図面や電子データといった企業の知的財産であるドキュメントを管理・活用する技術とノウハウを蓄積してきました。
その経験と専門性を生かして、お客さまの課題や目的に応じた文書管理全般をご提案します。
高セキュリティーの自社電子化工場で作業をするため、機密性の高い文書の電子化なども安心です。
また、長年の図面等の電子化ノウハウにより、劣化のひどい文書などの電子化の実績も多数あります。そのままでは失われてしまう大切な情報も、日立ドキュメントソリューションズなら、電子化によって長期の保管、保存を可能にします。
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電機メーカー、化学メーカー、
プラント系製造会社など
電力会社、
上下水道事業者など
地方銀行、系統金融機関、
信用金庫、信用組合など
信託銀行、証券会社、
投資信託顧問会社など
精密機械販売業など
運輸サービス業、
IT系企業など
国公立大学、私立大学など
文書電子化により
文書保管スペースを8割削減
本店の建て替えに伴う仮店舗への移転とペーパーレス化に向けて、紙文書の8割を減らすことを目標に文書管理方法の見直しを実施。既存文書の一部を電子化するにあたり、情報漏えい対策のためにセキュリティーを重視していたことから、自社の電子化工場で作業が完結する当社の「文書電子化サービス」を採用いただいた。
本社地区拠点統合に伴う
文書管理の見直しで
７割の文書を削減
3拠点に分散していた本社地区を1か所に移転統合することになり、文書管理の大幅な見直しを実施。現状調査から「既存文書整理仕分けガイド」の作成、職場全体で文書整理を行うクリーンアップデーの実施など、当社のすべての文書管理システムを適用し、削減目標であった７割の文書を削減した。
文書管理システムの導入で電子化した
文書データの有効活用と作業効率の向上を実現
公共交通機関に携わる企業として、長期保管が求められる紙文書や増加し続ける会議資料、立案書などの保管スペース不足の改善策として、さらには文書をよりスムーズに閲覧できる環境の構築、紛失リスクの回避などのために定期的な文書電子化に取り組んでいた。
加えて、電子化したデータをより迅速に探し出せるようにしたい、多様な業務に活用できるようにしたいといった社内の要望に応えるため、新たな施策として文書管理システムの導入を検討していた。
※「iDocPro(ロゴ)」は、株式会社 日立ドキュメントソリューションズの登録商標です。
これまでの実績
平均約7割の文書削減を実現
当社は、業種、規模、目的などに応じて、お客さまの文書削減を支援してきました。その実績の一部をご紹介します。
なぜ、導入した方が良いの？
文書管理の基礎知識から文書管理の導入・運用までを分かりやすくご紹介するシリーズがスタートしました。第1回は「理解」編。文書管理とは何か、文書管理を導入する効果などにスポットを当てます。
それなら、導入してみよう！
文書管理を導入・運用するまで、段階的にご説明しながら、ご理解を深めていただくシリーズ。第2回は「納得」編です。具体的なメリット、導入に至ったきっかけなどをご紹介します。
では、どのように進めていくの？
文書管理を導入・運用するまで、段階的にご説明しながら、ご理解を深めていただくシリーズ。第3回は「着手」編です。導入を進めるうえで大事なことなどを分かりやすくご紹介します。
ところで、長く効果的に活用するには？
文書管理の基礎知識から文書管理の導入・運用までを段階的に紹介するシリーズ。最終回は「運用」編です。長く効果的に運用し続けるために欠かせないポイントを分かりやすくご紹介します。
文書管理。
なぜ、導入した方が良いの？
文書の管理ができていないことで、日々の業務に支障をきたしている…。そんな経験や、話を聞いたりしたことはありませんか。特にこの新型コロナウイルス感染症禍。テレワークが推奨・実践されていることで、実際に痛感したことのある方も多いのではないでしょうか。
数年前から「文書管理システム」や「文書管理」という言葉がビジネスの現場でもてはやされるようになりました。しかし、なかなか導入に踏み切れないケースも少なくないと聞きます。
私たち日立ドキュメントソリューションズは、文書管理で50年近い実績があります。オフィスや研究所、工場などで扱う図面をはじめとする紙文書や電子データを管理・活用するスペシャリストとして、技術とノウハウを蓄積してきました。
そこで、みなさんにご紹介したいのが、文書管理の基本的な考え方や、導入・運用をスムーズに行うヒントなど。これまでの私たちの経験をもとに、検討から着手、運用まで、段階を経ながら、分かりやすくご説明させていただきます。
第１回は「理解」編。文書管理とは何か、なぜ導入した方が良いのか、導入するとどのような効果が期待できるのか、などにスポットを当てました。
紙でしか残していない文書を探すために、テレワーク中にオフィスまで出社…。そんな話もよく聞きます。しかし、問題はテレワークを始める以前からあったのではないでしょうか。
みなさんは、以下のようなことや、悩みを抱えている状況になったことはありませんか。
これらはいずれも、文書管理が適切に行われていないことで生じる問題や悩みです。
書類、資料、伝票など、いわゆる「紙文書」は増えるものです。デジタル機器の普及に伴い、電子化された文字や写真・映像など「紙以外の媒体で記録された文書」も増えています。そのままにしておくと、あっという間に氾濫してしまう。それが文書です。すると、必要な文書を探し出すのに時間がかかり、業務効率や生産性を低下させてしまいます。それは紙文書に限らず、電子データでも整理方法が統一されていないと、必要なファイルを見つけ出せないという事態に陥ります。
文書管理とは、これらの膨大な文書を必要なときに迅速に利用できるように管理すること。同時に、文書の発生から活用、伝達、保管、廃棄まで、その企業や部署に合った”適切なルール”をつくりあげることです。文書管理の最大のポイントはそこにあります。
JIIMA（公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会）は、文書管理の一般的な目的を経営的な観点から次のとおり挙げています。
JIIMAはさらにこの目的を実際に業務に携わる人が実感できるよう、以下のように記しています。
このように置き換えると、みなさんも分かりやすいのではないでしょうか。
文書管理を導入することで、いかに無駄な業務を減らし、いかに効率よく仕事をできるようにするか。
業務の効率化が求められ、新型コロナウイルス感染症がまん延する以前から、ワークスタイルの変革が叫ばれていました。その実現に、文書管理は不可欠な要素の一つといえます。言い換えれば、新しいワークスタイルをつくる、その一環として文書管理はあるのです。
文書管理さえ導入すれば文書管理はできる、と思っている方もいらっしゃいます。文書を管理するには、どう管理すれば使いやすくなるか、ルールをつくることから始める必要があります。それは企業や部署によって異なるので、私たちだけでできることではありません。お客さまの各部門の協力があってはじめて、”本当に使える”ルールづくりができて、文書管理のシステム化が進められるのです。
いかがですか。ここまで、文書管理とは何か？ その目的は？ 期待できる効果は？ などをご説明してきました。文書管理について、みなさんに再確認いただけましたでしょうか。
第２回では「具体的にどんなメリットがあるのか？」「どんなきっかけで導入を決めることが多いのか？」などをご紹介していきます。ご期待ください。
文書管理はそれ自体、直接利益を生むシステムではありません。もちろん、最終的には業務の効率向上、従業員の満足度アップなどにつながり、利益につながるシステムではありますが、費用対効果を考えると、全額回収できるとは言い切れません。働き方改革、ワークスタイル変革の一環として文書管理をとらえていただき、より広い視野で取り組んでいただきたいと思います。私たちも精いっぱいご協力させていただきます。
出典および参考：公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会「文書情報管理のイロハ」(最終アクセス日：2021年3月12日)
文書管理。それなら、導入してみよう！
文書管理の基本的な知識・情報から実践まで、分かりやすくひもといていくこのシリーズ。第２回は「納得」編です。
文書管理のことはある程度分かった。では、具体的にどんなメリットがあるのか。何をきっかけに文書管理の導入へと至るケースが多いのか。逆に、なかなか導入できない理由はどこにあるのか。
私たち日立ドキュメントソリューションズが50年近い経験の中で実際に目のあたりにしてきたことなども踏まえながら、ご紹介させていただきます。
文書管理を導入するメリットは大きく分けて二つあります。一つは業務の効率化です。
第1回でも取り上げた、文書がきちんと管理されていないことで生じる問題…。探している文書が見つからない。見つけるのに時間がかかる。あるいは、紙でしか保管されていないため、テレワーク中にわざわざ出社。そんなイライラやトラブル、必要以上の手間をなくすことができます。
そのとき必要な文書を短時間で取り出せるので、業務の効率化、生産性の向上にも貢献します。
また、文書がしっかりと管理されていれば、最新の情報に更新されていない古い文書を誤って使ってしまうこともなくなります。正確な情報で短期間に対応できるようになるので、顧客満足度の向上にもつながります。
紙ベースによる文書の保管は、いうまでもありませんが、それなりのスペースが必要です。書棚、書庫などがオフィス空間を占領してしまい、デスク上にも山積みになりがちです。紙文書はかさばりますし、時とともに増え続けるので、オフィスが圧迫され、見た目にも雑多な感じになってしまうことは否めません。
オフィスフロアなど執務スペースを埋めてしまうことは、コスト面を圧迫しているともいえるのではないでしょうか。
文書管理を導入することの具体的なメリット。二つ目は、実際に目で見て実感すること。書類のスリム化により、身の回りがすっきりすることです。
もちろん、見た目だけではありません。紙文書だと、量が増えれば検索性は明らかに落ちますが、電子化によりその問題点も解消されることが期待できます。
一般的に、文書管理で困っているのは現場に近い部署の方々です。それを理解している経営陣のいる企業は、スムーズに導入へと進むケースが多いように思われます。
また、第1回で述べたとおり、文書管理だけを推進するのではなく、企業が一丸となって働き方改革、新しいワークスタイルの構築に取り組み、その一環として文書管理にも着手するケースも少なくありません。
最近では、オフィスの移転や拠点の集約をきっかけに文書管理を導入する企業が増えています。テレワークの推進によりオフィスのスリム化を進めていて、その一環として導入するケースだと思われます。
では、文書管理の導入に踏み切れないケースには、どのような理由が多いと思いますか。
業務に携わる部署と経営陣の意識にズレがある…。確かにそれも、大きな理由の一つです。しかし、私たちが最も多いと感じている理由は、導入すること、変えることへのためらいです。不便はあっても現状のままで何とかやれているから…。そういう声もよく聞きます。
文書管理のシステム化は、現状を分析・把握することから始まります。
どのようなことで困っているのか。どこがどのように不便で、どうすれば使いやすくなるのか。実際に業務を行う部署のみなさんと、一つひとつ洗い出していく作業は不可欠です。それは簡単なことではありません。
通常の業務を行いながら、プラスアルファの業務をしなければならないわけですから、業務を行っている部署の方にとっては大きな負担となります。現在の不便と業務以外の作業、どちらが大変かてんびんにかけると、つい「現状のままで良いか」と思ってしまうことも、理解できます。
しかし、考えていただきたいと思います。その「何とかやれている」状態は、これからも続くでしょうか。増え続ける紙文書、整理しきれない電子データ。そんな中で、これまでどおりの時間と手間で業務を行い続けることができるでしょうか。
問題点や課題の洗い出し。どこまでの文書をどの程度までシステム化して管理するか。そのルールづくりはどの部署のどんなメンバーが担当するのか。導入前にやるべきこと、考えなければならないことはたくさんあります。実際にシステム化に向けて進めていく際にも、さまざまなハードルを越えていかなければなりません。
そこで私たちはコンサルティングから始めています。構想の策定から実行計画の立案、実行フェーズの仕分け作業まで、誰もが使いやすく、業務の効率化へとつながる文書管理のシステム化をトータルにお手伝いします。
文書管理に関する知識や情報をご理解いただいたうえで、第２回では具体的なメリットや導入に至るきっかけなどをご紹介させていただきました。
続く第３回では、実際に導入に向けた動きの中で大切なポイントなどにスポットを当てていきます。ご期待ください。
文書管理をシステム化することのメリットは分かっていても、なかなか導入に踏み切れない。そんなこともよくあります。何となく理解はできても、実際にどうなるのかイメージできないという方もいらっしゃいます。そんなときにはサンプルを見てもらうようにしています。ここがこうなります。こういうことができるようになります。そんな具体的なイメージをつかみやすいよう、図やチャートを交えてご説明しています。業務を行う部署の方と経営陣の思いが一つになるよう、誠心誠意サポートさせていただきます。
出典および参考：公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会「文書情報管理のイロハ」(最終アクセス日：2021年3月12日)
文書管理。では、どのように進めていくの？
ここまで、文書管理を理解し、導入を決定するまでの流れやポイントを分かりやすく紹介してきました。第３回は、いよいよ運用に向けて動き出す「着手」編です。
どんなことが欠かせなくて、どんなところに大事なポイントがあるのか。私たち日立ドキュメントソリューションズの長年にわたり培ってきたノウハウをもとに、分かりやすくご紹介させていただきます。
第１回「理解」編でも取り上げたように、みなさんは文書管理に関してさまざまな悩みがあると思います。ひとくちに「探している文書がすぐに見つからない」といっても、その原因は企業によっても異なりますし、業務を行う部署によっても違います。
実際に業務を行う方々が使いやすいシステムにするには、現状をつぶさに分析することが大切です。まずは、現状の悩みや問題点を洗い出すこと。そこから文書管理導入への第一歩が始まります。
現状を分析し、課題を洗い出したら、ゴールを明確にします。
その際に気をつけなければならないのは、システム化・電子化やペーパーレス化そのものを目的にしないことです。これはあくまでも手段です。現状を踏まえて、どのように文書を管理すれば、スムーズに業務が行えるのか、業務の効率化を図れるのか、それを実現するにはどんなシステムが必要なのか、などを考えていきます。そして、企業や各部署の実情や展望に合ったルールをつくっていきます。
現状を知り、ゴールを明確にすれば、文書管理のシステム化は万事うまくいくのでしょうか。答えは必ずしもイエスではありません。デメリットがあることも頭に入れておく必要があります。
デメリットと思われることは大きく二つあります。
一つは、”コストがかかる”ことです。文書を保管・保存するスペースのコストを削減する以上に、ハードウェアやソフトウェアの導入費用がかかる可能性があります。
もう一つは、”一部は紙文書での保管・保存も必要”なことです。法定保存文書などは電子保存の要件を満たすことが難しく、紙の方が圧倒的に業務効率が良いこともあり、どうしても紙文書は残ります。その保管場所も必要となるので、二重の管理が求められます。
それ以外にも、”業務を進めるうえで紙文書の方が効率的”だといえる場合もあるでしょう。文書管理の目的、最終的なゴールは、業務を効率化することですから、それをあえてシステム化するのは本末転倒といえます。
さて、いよいよ文書管理のシステム化を進めていくわけですが、それには推進体制を整えることが重要です。お客さま側と私たち日立ドキュメントソリューションズ側、双方のメンバーを選び、体制をつくっていくわけですが、ここでは、お客さま側の体制についてご説明させていただきます。
メンバーに欠かせないのは、まず実際に業務を行う部署の社員です。営業部、技術部、企画部、総務部、情報システム部など導入を考えている各部署から最低１名は選出してもらいたいと考えています。実情に沿ったシステム化、業務の効率化につながる改革を行うためには不可欠だからです。
その際、忘れてはいけないのは、各部署内外の協力です。メンバーは通常の業務を行いながら、文書管理のシステム化に取り組んでいきます。時には本来の業務に支障をきたすことがあるかもしれません。そんなとき、上長、同僚を含む、みなさんのご理解は欠かせないのです。
そういったことを考えると、経営陣にこのプロジェクトのリーダーを担ってもらうことが成功の鍵だといえるのではないでしょうか。
また、私たち日立ドキュメントソリューションズとのやり取りを行い、各部署のメンバーを統括する”プロジェクト事務局”を設けていただきます。事務局のメンバーとして専任者を１〜２名置いていただけると、コミュニケーションがスムーズになります。
文書管理を実際に運用するまでの流れは、おおまかにいうと以下のようになります。
文書管理のシステム化に向けた手順の概要をご説明させていただきました。みなさんに再確認いただけましたでしょうか。
最終回となる第４回では、実際に運用が始まってから重要なこと、忘れてはいけないことなどをご紹介していきます。ご期待ください。
文書を100％電子化することがベストだと思っている方も少なくありません。もちろん、その方が良いケースもあります。しかし、それで本当に業務の効率化が図れるのか。私たちはいったん立ち止まって考えるようアドバイスしています。システム化に着手する初期の段階では”紙を一切使わない”と決めつけずにスタートした方が良いでしょう。紙文書の方が使い勝手の良い業務は、あえて電子化しなくても良いと思っています。
出典および参考：公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会「文書情報管理のイロハ」(最終アクセス日：2021年3月12日)
文書管理。ところで、長く効果的に活用するには？
文書管理の基本を理解し、十分に納得したうえで、いざ導入、そして運用へ。その流れを分かりやすくひもといていくこのシリーズ。最終回となる第４回は「運用」編です。
文書管理のシステム構築はゴールではなく、あくまでも通過点です。
せっかく運用を始めたのに、なぜまだ通過点にすぎないのか…。その理由と、長く効果的に運用していくポイントなどを分かりやすくご紹介させていただきます。
文書管理の導入を決定してから運用を開始するまで、私たち日立ドキュメントソリューションズが関わってきた事例の多くは、半年から１年くらいかかっています。導入を進める事務局やメンバーの負担を抑えるため、長い期間をかけて、少しずつ進めていくケースもあります。
部分的に運用を始めながら全体のシステム化を進めるか。全体のシステム化が完成してから一気に切り替えるか。進め方はそれぞれです。
運用しながら進めていく場合は、実際の業務で活用しながら使い勝手を確認できます。その都度、改善に着手するので進行は遅くなりますが、精度を徐々に高めることができます。
全体ができあがってから切り替えるのは、オフィスの移転や拠点の集約などをきっかけに新たに文書管理を導入する場合によく見られます。オフィススペースの有効利用や文書活用法に変化が求められることが大きな要因でしょう。新型コロナウイルス感染症禍でテレワークが推進され、これまでのオフィスの形態から変わってきていることもあり、最近はこうした事例が増えてきました。
ところで、なぜ運用開始はあくまでも通過点なのでしょう。その理由をご説明させていただきます。
私たちは、せっかく文書管理を導入してもうまくいかなくなったケースを、残念ながら何度か目にしてきました。以下のような事態が起きてしまったのです。
そんな事態に陥っては、せっかくの尽力や投資が水の泡になってしまいます。それを抑える最善かつ唯一の方法は何か。それは、定期的なモニタリングです。
これまでご説明してきたとおり、システム化・電子化・ペーパーレス化が目的ではなく、業務の効率化が図れるかどうか。それが重要なポイントです。長く効果的に運用し続けるには、定期的にモニタリングを行い、通常の業務に立ち返りながら、見直しと改善を繰り返す必要があると考えます。
ところで、業務の効率化に役立つ文書管理のルールとは、一般的にどのようなものでしょう。
JIIMA（公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会）は”文書整理術”として以下の基本ルールを紹介しています。
組織の記録とは、法律で保存義務が課せられている「法定保存文書」、法律では保存義務はないが訴訟時などに説明責任を果たすための「訴訟対応の文書」、「組織内で利用する文書」などです。
各文書には保管期限を設定し、「起算日」と「保存要求根拠」を記録しておくことを推奨しています。
思いついたときに文書を削除するのではなく、保管期限にもとづき、定期的に廃棄作業を実施することが必要です。
このような基本をもとに、企業や活用する部署ごとの実情や展望に合わせて独自のルールを作成し、運用していきます。
話を元に戻しましょう。
定期的なモニタリングでチェックすべきことは、文書管理の導入に伴い、新しくつくったルールが業務に即しているか。それに尽きます。
ルールは守るべきですが、絶対に変えてはいけないのでしょうか。むしろ、実際の業務にそぐわず、使う人が不便を感じるようであれば、変えることに躊躇(ちゅうちょ)する必要はないと考えます。
システム化・電子化したことで新たな問題が生じることもあります。さらに新たなルールが必要になることも少なくありません。
定期的にモニタリングし、ルールと運用法を見直すことは、長く効果的に運用していくうえで欠かせないポイントです。
使い込めば使い込むほど、使いやすくできる。それが、私たち日立ドキュメントソリューションズがみなさんと一緒につくりあげる文書管理です。
運用してみないと分からないことは、必ずあるものです。システム化・電子化したことで、業務の進め方が変わってくることもあるでしょう。そのすべてを「業務が効率的に行われるようになったか？」という観点に立ち返り、文書管理のあり方を見直し、どんどん改善・進化させていくべきだと考えています。
いかがですか。この４回のシリーズでご紹介してきたことは、みなさんが文書管理の導入に踏み切る要因になったでしょうか。少しでも検討するきっかけになったのであれば、私たち日立ドキュメントソリューションズとしてもうれしく思います。
実際に運用を始めてみると、新たな課題が見つかることもあります。システム化・電子化したことで、業務の進め方が変わることもあります。それらを定期的にモニタリングし、業務は本当に効率化されたのか、組織としても個人としても使い勝手は良くなっているのか、さまざまな角度から検証していくことが大切だと思います。運用開始はあくまでも通過点です。分析、検証、再構築を繰り返し、業務内容の変化や時代の流れなども取り入れながら、より使いやすい文書管理を一緒につくりあげていきたいと考えています。
出典および参考：公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会「文書情報管理のイロハ」(最終アクセス日：2021年3月12日)
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