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株式会社 日立ドキュメントソリューションズ文書管理支援ソリューション

この道45年以上

私たちは、1972年から「図面の管理をはじめとする文書管理のスペシャリスト」としてオフィス、研究所、工場で扱う紙文書や電子データなど、企業の貴重な知的財産であるドキュメントを管理・活用する技術とノウハウを蓄積してきました。
その経験と専門性を生かして、お客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案し、ともに動いて実現します。

  • 高セキュリティーの
    電子化専用工場で

    • 安心を支える

  • 電子化で、別地保管で、
    回収*

    • スペースを生み出す

    *回収は協力会社と連携して実施

  • 紙文書とデータの
    一元管理で

    • 価値と効率を高める

  • 煩雑な付帯作業の
    サポートで

    • 実行時の手間を省く

こんなことでお悩みではありませんか?

  • どの文書が最新のものか分からない。
  • 関連する文書や電子データがすぐに見つからない。
  • 文書や電子データをいつまで保管しておけばいいか分からない。
  • 紙文書の保管スペースが足りなくてオフィスの空間を圧迫している。
  • サーバー内のファイルが増えすぎて管理しきれない。
  • 運用ルールが浸透していないため、必要な文書がすぐ手に入らない。
  • テレワークを導入しているが、紙で保管している書類があり出社しなければならない。
  • テレワークの導入でオフィス縮小を検討しているが、紙文書の減らし方が分からない。

文書管理を適切に行っていないと、上記のような問題が日常的に発生しがち。
それは作業効率的にも、費用的にも、大きなムダにつながっています。

日立ドキュメントソリューションズの
文書管理支援ソリューションが、その問題を解決します!

文書管理支援ソリューションのサービスメニュー

コンサルティングも、電子化も、システムも、文書保管*も、
文書管理のA to Zをまとめてサポート。

*協力会社と連携して保管

  • 文書管理
    コンサルティングサービス

    構想の策定から実行計画の立案、さらには実行フェーズの仕分け作業まで、文書管理施策を成功に導く幅広い支援を行います。

  • 文書電子化サービス

    高いセキュリティーレベルを誇る電子化専用工場で、紙文書や図面、マイクロフィルムなどに保存されている情報を電子データに変換します。

  • 文書管理システム

    書類、資料、図面などを電子化したデータと、パソコンなどで作成した電子データを一元管理できるシステムの導入・運用を支援します。

  • 別地保管サービス

    紙文書をお預かりして、トランクルーム*などに保管します。保管文書の情報はWebシステムで閲覧でき、必要に応じて配送・回収します。

*協力会社と連携して保管

  • 社内の文書管理の
    状態が分かる!

    当社では、無料で「簡易診断」を行っています。
    ご希望の方は下記お問い合わせフォームよりご連絡ください!

    お問い合わせ

文書管理を
成功させるポイント

  • Point1
    文書管理を実施する
    目的を明確にする
    • 紙文書の保管スペース削減、情報の共有化、管理業務の負担軽減など、文書管理によって得られる効果はさまざま。自分たちの会社や組織は何のために文書管理を行うのか、目的をしっかりと整理して取り組むことが重要です。
  • Point2
    活用シーンをイメージして
    管理方法を選定する
    • 管理した文書をどのように活用したいかイメージしておくことも重要です。データ化して各部署で閲覧できるようにする、原本を速やかに照会できるようにしておく、テレワークや在宅勤務でも文書を確認できるようにしておくなど、活用シーンを想定してシステムやサービスを選定しましょう。
  • Point3
    付帯業務を考慮して
    余裕のある計画を立てる
    • 保有文書の仕分け、回収、保管場所への移動など、文書管理を実行する際には煩雑で多様な付帯業務が発生します。こうした業務の作業量、担当する人員などを考慮して、余裕のある計画を立てましょう。
  • Point4
    トップから現場まで
    組織全体で取り組む
    • 文書管理は本来の業務と並行して行うことになるため、作業の優先度が下がってしまいがちです。時にはトップダウンでその価値や目的を浸透させるなど、組織全体のプロジェクトとして取り組む体制をつくりましょう。

文書管理に重要なPDCAサイクルを
継続的に支援します

オフィスの移転や統合、組織改編に伴う保管体制の見直しやワークスタイル改革など、文書管理は変化する環境に応じて見直し、改善し続けることが重要です。日立ドキュメントソリューションズでは、お客さまの文書管理の現状調査から、新たなルール策定、環境構築、各種実行サービスの提供と運用、その後のチェック・改善まで継続的に支援する「文書管理支援ソリューション」を提供しています。

文書管理の全工程を
継続的に支援

期待できる効果

  • 保有文書の見える化
    どの文書がどこにあるのかを明確化することでムダな保管文書が無くなり、探す手間が軽減し、業務効率向上へつながります。
  • 保有スペースの削減
    文書保管のコストが削減できます。また、オフィスフロア縮小など、スペースの有効活用が可能になります。
  • 情報の共有化
    紙文書を電子データ化することで情報共有が容易となり、テレワークや在宅勤務など、場所にとらわれずに文書が確認できます。
  • 管理業務の効率化
    紙文書中心の業務プロセスをデジタル化することや文書管理のアウトソーシングにより、書類回覧、保管期限管理などの業務効率を向上できます。

など

サービス開始から45年以上の経験とノウハウを持つ
日立ドキュメントソリューションズに、お気軽にお問い合わせください!

資料をダウンロード、もしくはお問い合わせをいただいた方、先着50名様に500円分の
Amazonギフト券をプレゼント!

先着50名さまに達した時点でプレゼントキャンペーンは終了します。あらかじめご了承ください。
お申し込みは法人企業さま限定となり、1企業さま1名までとさせていただきます。
反社会的勢力および同業他社さまは本キャンペーンの対象外とします。

業種、規模、目的などに応じて、
着実な効果をあげています。

文書削減の効果例

※横スクロールでご覧いただけます。

お客さま 内容 対象人数 保有物量 文書削減効果
某化学系会社 本社移転に伴う
文書削減支援
800名 30,000冊 24,900冊
(82%)
某電機系会社 本社地区(五つのビル)の
文書削減施策
6,300名 131,000冊 68,900冊
(52%)
某ICT系事業会社 事業再編に伴う移転に
よる文書削減支援
11,000名 118,000冊 85,600冊
(72%)
某ICT系事業会社 移転に伴う文書削減支援 1,500名 72,000冊 65,300冊
(90%)
この道45年以上

製造業を中心に大学、金融業、商社など幅広い実績!

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その他、オフィス環境構築を
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